Reisekosten – Steuerwissen für Geschäftsreisende

Der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte wurde ab 2014 neu eingeführt. Er ist besonders wichtig für Arbeitnehmer, die an mehreren betrieblichen Einrichtungen ihres Arbeitgebers eingesetzt werden – zum Beispiel abwechselnd in verschiedenen Filialen. In einem Arbeitsverhältnis kann es nur eine erste Tätigkeitsstätte geben. Der Arbeitgeber legt im Arbeitsvertrag fest, welche dies ist. Die Fahrten zur ersten Arbeitsstätte gelten nicht als Auswärtstätigkeit – für sie gibt es nur die Pendlerpauschale. Wer unbefristet bei einem Kunden seines Arbeitgebers eingesetzt wird, hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Auch hier kann nur die Pendlerpauschale von der Steuer abgesetzt werden.

Im Jahr 2022 betrug die Pendlerpauschale generell 30 Cent pro Kilometer (einfache Strecke). Dieser Betrag gilt jetzt nur noch bis zu einer Strecke von 20 Kilometern. Ab dem 21. Kilometer erhöhte sich die Pendlerpauschale im Jahr 2021 auf 0,35 Cent, im Jahr 2022 auf 38 Cent und 2023 ebenfalls auf 38 Cent.
Anspruch auf die Pendlerpauschale haben alle Arbeitnehmer und Selbstständigen, unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel (Ausnahmen sind Taxi und Flugzeug) und unabhängig von der Höhe der realen Aufwendungen.

Reisekosten können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden, wenn sie bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstanden sind. Von einer solchen spricht man, wenn die berufliche Tätigkeit außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattgefunden hat.

Aber: Abgesetzt werden können nur selbst getragene Aufwendungen. Erstattet der Arbeitgeber Teile der Kosten, müssen diese vorher abgezogen oder in der Steuererklärung angegeben werden.

Absetzbar sind die Fahrtkostenpauschale, die Kosten für Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwendungen und ggf. die Kosten einer doppelten Haushaltsführung. Bei Fahrten per Auto können 30 Cent pro Kilometer geltend gemacht werden – für beide Strecken. Oder auch mehr, bei gesondertem Nachweis (Quittungen, Fahrtenbuch). Bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (Motorroller, Motorrad, E-Bike) sind es 20 Cent. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln kann der Ticketpreis abgesetzt werden. Das Ticket dient als Nachweis. Für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen gibt es Pauschalen. Deren Höhe hängt von der Abwesenheitsdauer ab.

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten seit 2020 und auch noch für 2023 die folgenden Verpflegungspauschalen:

Bei Auswärtstätigkeiten mit Abwesenheit bis 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen beträgt der sogenannte Verpflegungsmehraufwand 14 Euro pro Tag. Ab 24 Stunden Abwesenheit sind es 28 Euro.

Die Pauschale darf nur abgezogen werden, wenn die Verpflegungskosten nicht vom Arbeitgeber übernommen werden. Wird eine der Mahlzeiten am Tag vom Chef bezahlt, ist dafür ein Anteil abzuziehen (Frühstück 20 Prozent, Mittagessen und Abendessen jeweils 40 Prozent).

Auf Auslandsreisen gelten besondere Regeln. Hier gibt es besondere Pauschalen, die je nach Land und dortigem Preisniveau unterschiedlich hoch sind. Das Bundesfinanzministerium hat für 2023 in einem BMF-Schreiben an die Behörden eine neue Liste veröffentlicht. Beispiel: Während in Ägypten für 24 Stunden eine Verpflegungspauschale von 50 Euro gewährt wird, sind es im Jemen 24 Euro, in Kasachstan 45 und in London 66 (im übrigen Großbritannien 52) Euro. Auch für die Übernachtungskosten nennt das Schreiben entsprechende Pauschalen.

Für die im Schreiben genannten Beträge gilt: Arbeitgeber dürfen diese Beträge steuerfrei an die Mitarbeiter auszahlen. Wenn der Unternehmer selbst verreist, kann er diese Beträge als Betriebsausgaben absetzen. Arbeitnehmer können die neuen Übernachtungspauschalen als Werbungskosten absetzen, wenn sie beruflich ins Ausland verreisen.

Wer berufsbedingt zwei Wohnungen im Inland unterhält, darf die tatsächlich entstandenen und nachweisbaren Kosten der Zweitwohnung in einer Höhe bis 1.000 Euro im Monat (2023) steuerlich geltend machen. Voraussetzung: Der Betreffende muss sich an seinem Erstwohnsitz mit mindestens zehn Prozent an den Haushaltskosten (z.B. Miete, Lebensmittel) beteiligen. Ansonsten wird sein Hauptwohnsitz nicht als Lebensmittelpunkt anerkannt.

Als Werbungskosten können auch die sogenannten Reisenebenkosten von der Steuer abgesetzt werden. Dies sind etwa Kosten für Gepäckbeförderung oder -Aufbewahrung, berufliche Telefonate, Autobahnmaut, Parkgebühren, eine Reisegepäckversicherung oder Schadensersatzleistungen nach Verkehrsunfällen. Nicht dazu gehören private Luxus- und Vergnügungsaufwendungen wie der Whisky aus der Minibar, Pay-TV auf dem Hotelzimmer oder Anschaffungskosten für Kleidungsstücke oder Reisegepäck. Auch diese Kosten können vom Arbeitnehmer nur abgesetzt werden, wenn sie nicht bereits der Arbeitgeber bezahlt.

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten ist ein komplexes Thema mit häufigen rechtlichen Änderungen. Kommt es bei Ihnen zu einer Auseinandersetzung mit dem Finanzamt oder haben Sie steuerrechtliche Fragen? Ein Fachanwalt für Steuerrecht kann Ihnen weiterhelfen.