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Vermieter müssen ihren Mietern eine korrekte Nebenkostenabrechnung erstellen. Dabei sind viele Formalien zu beachten und bestimmte Mindestinhalte zu berücksichtigen. Viele Nebenkostenabrechnungen sind fehlerhaft.

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Nebenkostenabrechnung: Die Abrechnungspflicht des Vermieters

Müssen Sie laut Mietvertrag die Nebenkosten Ihrer Mietwohnung bezahlen? Zahlen Sie Ihrem Vermieter einen monatlichen Abschlag für die Nebenkosten? Dann muss Ihr Vermieter Ihnen einmal im Jahr eine saubere Abrechnung erstellen.

Die Abrechnungsfrist

Die Abrechnung müssen Sie als Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes bekommen. Das bedeutet: Ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr 2013, müssen Sie die Abrechnung bis Jahresende 2014 erhalten. Dies ist keine Verjährungsfrist. Wird die Abrechnungsfrist vom Vermietrer versäumt, kann er keine Nebenkosten-Nachzahlungen mehr geltend machen. Sie behalten jedoch Ihren Anspruch auf Abrechnung und auf Auszahlung eines Guthabens.

Einwendungs- oder Prüfungsfrist

Sobald Sie die Nebenkostenabrechnung bekommen haben, läuft eine weitere Frist: Ihre Einwendungs- oder Prüfungsfrist. Sie haben nun 12 Monate Zeit, die Abrechnung zu prüfen und Einwände dagegen geltend zu machen. Aber: Dies bedeutet nicht, dass Sie pauschal ein Jahr warten können, bevor Sie sich um die Rechnung kümmern. Die Gerichte gehen davon aus, dass der Mieter vier Wochen Zeit hat, um die Abrechnung zu prüfen und die Nachzahlung zu entrichten. Nach Ablauf von 12 Monaten sind sämtliche Einwände des Mieters ausgeschlossen.

Stillschweigende Zahlung

Überweisen Sie kommentarlos die geforderte Nachzahlung, nehmen Sie die Abrechnung des Vermieters an. Einwände können Sie nicht mehr geltend machen. Allerdings kann es Ausnahmen geben, wenn zum Beispiel der Fehler in der Abrechnung nur von einem Fachmann festgestellt werden konnte.

Formalien

Eine Nebenkostenabrechnung muss schriftlich stattfinden. Sie muss zum Beispiel den Abrechnungszeitraum nennen, ebenso die Gesamtkosten für das Gebäude, eine Umrechnung auf die einzelne Mietwohnung und den Verteilerschlüssel. Auch Ihre Vorauszahlungen müssen aus der Aufstellung hervorgehen. Die Abrechnung muss nachvollziehbar und verständlich sein.

Was sind Betriebskosten?

Welche Nebenkosten (= Betriebskosten) der Vermieter auf die Mieter umlegen kann, regelt die Betriebskostenverordnung. Die Liste enthält 17 Positionen, zum Beispiel Kosten für die Wasserversorgung, die Entwässerung, die Beheizung, die Warmwasserversorgung, Grundsteuer, Abfall- und Straßenreinigungsgebühren....Auch einen Punkt 17, "Sonstiges" gibt es. Dabei muss es sich um Kostenarten handeln, deren Umlage auf die Mieter im Mietvertrag geregelt ist und die regelmäßig anfallen. Beispiel: Zweimal jährlich Heckenschneiden durch einen Hausmeisterdienst sind akzeptable Nebenkosten, das einmalige Fällen eines morschen Baums auf dem Grundstück nicht. Haben Sie Zweifel an einigen Kostenpositionen? Ein auf das Mietrecht spezialisierter Rechtsanwalt kann Ihnen hier weiterhelfen.

Keine Nebenkosten!

Einige Kostenarten kann der Vermieter nicht auf die Mieter verteilen. Dies sind zum Beispiel Verwaltungskosten, Reparaturen, Instandhaltungsrücklagen bei Eigentumswohnungen, Kontogebühren für das Mietkonto, Mietausfallversicherungen, Erschließungs- und Anliegerbeiträge. Besonders aufpassen müssen Mieter und Vermieter bei vermieteten Eigentumswohnungen: Die "Hausgeldabrechnung" der Verwaltung darf nicht einfach an den Mieter weitergereicht werden. Sie enthält Positionen, die der Mieter nicht zu zahlen braucht.

Als Mieter haben Sie das Recht, sich Belege über die angefallenen Nebenkosten Ihrer Wohnung zeigen zu lassen. In der Regel kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie im Büro des Vermieters Einsicht nehmen. Zur Erstellung von Kopien auf seine Kosten und zur Zusendung per Post ist der Vermieter nicht verpflichtet. Ausnahmen kann es geben, wenn Mieter und Vermieter weit entfernt wohnen.
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