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Bei einer Betriebsprüfung kommt ein Prüfer des Finanzamt ins Unternehmen, um festzustellen, ob die steuerlichen Angaben des Unternehmers korrekt sind. Für viele Unternehmer ist die Betriebsprüfung eine "Zitterpartie", man kann sich jedoch in gewissem Rahmen auch auf sie vorbereiten.

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Die Betriebsprüfung steht an: schlaflose Nächte?

Sind Sie Unternehmer und hat sich bei Ihnen ein Betriebsprüfer des Finanzamts angekündigt? Dann ist zwar keine Panik angesagt, aber einige Vorbereitungen sind sinnvoll. So sollten Sie zum Beispiel Ihre Unterlagen in Ordnung haben und wissen, wo was zu finden ist - vielleicht hat der Prüfer Fragen, die sich schnell klären lassen. Auch Belege über Ihre Ausgaben sollten ohne großes Suchen greifbar sein.

Terminankündigung

Meist meldet sich der Prüfer zunächst telefonisch, um Sie über die geplante Prüfung zu informieren und Termine abzusprechen. Erst nach diesem Telefonat kommt die offizielle Anordnung der Prüfung per Post. Für Sie als "Prüfling" wichtig: Zwischen dem Telefonat und dem Posteingang ist noch eine Selbstanzeige möglich - falls Sie tatsächlich etwas "verbrochen" haben. Die Prüfungsanordnung benennt den Prüfer und teilt Ihnen mit, was genau geprüft werden soll.

Prüfungsgegenstand

Besonders gerne geprüft werden die Bereiche Lohnsteuer und Umsatzsteuer. Bei der Lohnsteueraußenprüfung wird der Prüfer sich die Lohnabrechnungen, Lohnkonten etc. ansehen. Aber auch Arbeitsverträge, Betriebsvereinbarungen, Personalakten und Ihre Buchführung bieten ihm interessante Informationen. Fragen muss er nicht nur an Sie richten - auch Ihre Arbeitnehmer können angesprochen werden. Darauf sind diese ggf. vorher hinzuweisen. Auch bei der Umsatzsteuer müssen Sie konkrete Nachweise parat haben - besonders für den Vorsteuerabzug.

Vorsicht Falle: Materialbestellungen

Betriebsprüfer beurteilen oft anhand von Materialbestellungen, ob angegebene Umsätze plausibel sind. Geben Sie als Hotelier an, nur 20 Übernachtungen pro Woche gehabt zu haben, sollten Sie keinen Bäckereibeleg über 150 frische Brötchen pro Woche von der Steuer absetzen. Erfahrene Prüfer können anhand der eingekauften Materialmenge schätzen, wieviele Caipirinhas eine Cocktailbar verkauft hat. Natürlich kann es auch ohne Steuerbetrug zu Abweichungen kommen - hier sollten Sie das Gespräch suchen und plausible Gründe angeben können.

Bargeldgeschäfte

Wird in Ihrer Branche öfters bar bezahlt? In vielen Branchen kein Problem, aber Belege und Quittungen sollte es geben. Ungeschickt ist es, wenn der Prüfer beim Besuch in den Geschäftsräumen allzu viele Hinweise auf Bar-Nebengeschäfte findet - etwa Angebote für Sportnahrung und Turnschuhe in einem Fitness-Center, vielleicht verbunden mit größeren Lagerbeständen im Keller. Da wird dann gerne genauer hingeschaut. Dies gilt auch für den gegen Barzahlung zu buchenden Yogakurs.

Außendarstellung

Kritisch betrachten sollten Sie auch Ihre Aushänge an schwarzen Brettern. Fotos von Betriebsfeiern und Gruppenfotos von Kunden bei geschäftlichen Veranstaltungen (s.o.: Yogakurs) können Einschätzungen erlauben, die "nach hinten losgehen". Und denken Sie daran: Auch das Finanzamt kann Facebook. Was man nicht mit einem Steuerbeamten besprechen möchte, gehört auch nicht in soziale oder geschäftliche Online-Netzwerke.

Online ist nicht anonym

Wer online handelt, sollte wissen, dass das Finanzamt ohne Weiteres ein Auskunftsersuchen an die jeweilige Handelsplattform stellen kann, um zu erfahren, welche Erlöse erzielt wurden. Dies gilt auch für Handwerker, die ihre Werkleistungen über Online-Portale anbieten. Übrigens scannt das Online-Portal archive.org Internetseiten in regelmäßigen Abständen und speichert diese. Hier kann sich das Finanzamt darüber informieren, welche Waren Sie z.B. vor zwei Jahren angeboten haben.

Privatleute können haushaltsnahe Dienstleistungen und Handwerkerarbeiten von der Steuer absetzen. Dazu reichen sie die Handwerker-Rechnungen beim Finanzamt ein. Gutes Material für eine Gegenprüfung beim Handwerker!

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