Wie wird eine GmbH korrekt beendet und aufgelöst?

Eine GmbH kann grundsätzlich auf drei Arten beendet werden:

- durch Gesellschafterbeschluss mit nachfolgender Liquidation,
- von Amts wegen durch einen Beschluss des Registergerichts wegen Vermögenslosigkeit,
- im Rahmen eines Insolvenzverfahrens.

Von einer Auflösung spricht man, wenn die GmbH ihre eigentliche, aktive Tätigkeit beendet. Sie ist in § 60 des GmbH-Gesetzes geregelt und kann durch einen Beschluss der Gesellschafter eingeleitet werden. Mit der Auflösung beginnt die Abwicklung der GmbH. Alternativ kann eine GmbH jedoch nicht nur durch Beschluss, sondern auch aus anderen im Gesetz genannten Gründen aufgelöst werden. Dazu gehört eine Auflösung im Insolvenzverfahren oder durch Gerichtsbeschluss.

Soll die GmbH durch einen Beschluss der Gesellschafter aufgelöst werden, ist dafür eine Mehrheit von 3/4 der abgegebenen Stimmen notwendig. Der Gesellschaftsvertrag kann etwas anderes festlegen. Der Auflösungsbeschluss ist an keine bestimmte Form gebunden. Wird kein Auflösungsdatum beschlossen, tritt er sofort in Kraft. Anschließend ist die Auflösung der Gesellschaft beim Handelsregister anzumelden und einzutragen (§ 65 GmbHG). Im Insolvenzfall sorgt dafür das Gericht.

Bei der Auflösung durch Beschluss führt ein Liquidator die Abwicklung der Gesellschaft durch. Bei der Abwicklung wird das restliche Vermögen der Gesellschaft an die Gesellschafter verteilt. Der oder die Liquidatoren werden ins Handelsregister eingetragen und vertreten die Gesellschaft nach außen. Dazu müssen sie eine Bestellungsurkunde einreichen und versichern, dass keine Gründe gegen ihre Ernennung sprechen (z. B. ein Berufsverbot, Straftaten). Zu Liquidatoren bestimmt werden meist die bei der Auflösung der GmbH amtierenden Geschäftsführer. Dies kann jedoch durch den Gesellschaftsvertrag oder einen Gesellschafterbeschluss auch anders geregelt werden.

Der Liquidator hat die laufenden Geschäfte zu beenden. Er darf zwar auch noch neue abschließen, aber nur, soweit sie der Abwicklung dienen. Er oder sie muss die noch laufenden Verpflichtungen der Gesellschaft erfüllen, strittige oder noch offene Schulden durch Hinterlegung von Geld absichern und offene Forderungen einziehen. Das Vermögen der GmbH ist zu Geld zu machen.

Zu Beginn der Liquidation erstellt der Liquidator eine Eröffnungsbilanz und einen erläuternden Bericht, am Schluss des Geschäftsjahres sind ein Jahresabschluss und ein Lagebericht fällig. Wenn die Liquidation beendet ist, folgt die Schlussbilanz.
Der Liquidator vertritt die GmH vor Gericht und außergerichtlich. Er muss darauf achten, dass die Firma im Schriftverkehr nun immer mit dem Liquidationszusatz genannt werden muss (XY GmbH in Liquidation oder i. L.). Dies ist auch bei Unterschriften für die GmbH zu beachten.

Eine weitere Aufgabe der Liquidatoren ist es, den Gläubigeraufruf zu veröffentlichen. Das heißt: Im Bundesanzeiger und ggf. in weiteren im Gesellschaftsvertrag genannten Medien ist ein Aufruf an die Gläubiger zu verbreiten, ihre Forderungen nunmehr anzumelden. Dies gilt unabhängig von Bekanntmachungen des Registergerichts. Mit dem Aufruf an die Gläubiger beginnt das sogenannte Sperrjahr. Erst nach dessen Ablauf darf das restliche Vermögen an die Gesellschafter verteilt werden. Außerdem setzt die Verteilung des Geldes auch voraus, dass alle Schulden bezahlt sind bzw. die Zahlung abgesichert ist und alle Geschäfte beendet sind.

Die Löschung ist der letzte Schritt. Auch darum muss sich der Liquidator oder die Liquidatorin kümmern. Die Beendigung der Liquidation muss in notariell beglaubigter Form beim Handelsregister angemeldet werden. Daraufhin wird die Gesellschaft aus diesem gelöscht und existiert nicht mehr. Wichtig: Das Geld für die Handelsregister-Gebühr und für den Notar sollte noch vorhanden sein!

§ 74 Abs. 2 GmbHG gibt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren vor für die Bücher und Schriften der GmbH. Die Unterlagen sind einem Gesellschafter oder einem Dritten in Verwahrung zu geben.

Dies ist der Fall, wenn kein Vermögen mehr vorhanden ist. Hier gibt es zwei Alternativen:

1. Eine Löschung wegen Vermögenslosigkeit von Amts wegen.
2. Die Löschung auf einen Gesellschafterbeschluss hin.

Im Fall Nr. 1 wird das Registergericht von Amts wegen tätig. Geschäftsführer und Gesellschafter können eine solche Löschung zwar anregen, haben aber kein Recht, diese zu beantragen. Nachteil: Hier wird ein Vermögenslosigkeitsvermerk ins Handelsregister eingetragen. Dieser kann beim nächsten geschäftlichen Projekt die Kreditwürdigkeit beeinträchtigen.

Im Fall Nr. 2 können die Gesellschafter beschließen, die GmbH wegen Vermögenslosigkeit aufzulösen. Hier kommt man um den Vermögenslosigkeitsvermerk im Handelsregister herum. Trotzdem geht es nicht ohne Formalien. Auflösung und Erlöschen der Gesellschaft werden zu einem einzigen Vorgang. Die Liquidatoren müssen trotzdem per Gesellschafterbeschluss bestellt und beim Handelsregister angemeldet werden. Sie müssen versichern, dass

- keine Gerichtsverfahren mit der Gesellschaft als Partei mehr anhängig sind,
- noch nicht begonnen wurde, das Gesellschaftsvermögen zu verteilen,
- eine Verteilung mangels vorhandenen Vermögens nicht stattfinden wird.

Auch muss die Vermögenslosigkeit der GmbH nachweisbar sein.

Das Registergericht kann entscheiden, dass eine GmbH wegen Vermögenslosigkeit aus dem Handelsregister gelöscht wird. Auf eine solche Entscheidung besteht kein Anspruch. Die Gesellschafter können jedoch eine solche Löschung von Amts wegen beim Gericht anregen. Außerdem darf kein Insolvenzgrund vorliegen (oder das Insolvenzverfahren muss mangels Masse abgelehnt worden sein) und die Geschäfte müssen beendet sein. Vorsicht: Kommt das Finanzamt bei einer vermögenslosen Gesellschaft mit Steuerforderungen, tritt Überschuldung ein. Dann ist ein Insolvenzverfahren durchzuführen.

Eine solche Löschung geht schneller, da kein Sperrjahr abzuwarten ist. Innerhalb von vier bis sechs Wochen ist der Vorgang beendet. Dies senkt die Kosten, denn eine Liquidation ist aufwändig. Auch verkürzt sich die Zeit, in der noch eine persönliche Haftung von Geschäftsführern oder Gesellschaftern möglich ist. Ein Nachteil besteht darin, dass ein Vermögenslosigkeitsvermerk ins Handelsregister eingetragen wird. Man muss jedoch betonen: Die amtliche Löschung wegen Vermögenslosigkeit ist grundsätzlich nicht als billigere Alternative zur Liquidation gedacht. Eine Löschung auf Anregung der Gesellschafter ist daher eher ein Ausnahmefall. Meist geht die Initiative eher vom Finanzamt aus.

Auch die Eröffnung des Insolvenzverfahrens ist ein gesetzlicher Auflösungsgrund. Allerdings kommt bei der Abwicklung das Insolvenzrecht zur Anwendung, es handelt sich also um einen anderen Ablauf. Wichtig: Der Geschäftsführer und, soweit es keinen gibt, auch die Gesellschafter sind gesetzlich dazu verpflichtet, das Insolvenzverfahren zu beantragen, sobald das Unternehmen zahlungsunfähig oder überschuldet ist. Dies muss ohne schuldhaftes Zögern und spätestens drei Wochen nach Eintritt der Zahlungsunfähigkeit passieren. Wer diese Regel nicht beachtet, begeht eine Straftat.

Dies hängt von der Art der Auflösung ab. Bei einer Auflösung durch einen Gesellschafterbeschluss sind eine Liquidationseröffnungs- und eine Schlussbilanz zu erstellen. Dies kann mehrere tausend Euro kosten. Für die notarielle Beurkundung des Liquidationsbeschlusses fallen etwa 250 Euro an, im Rahmen der Löschung entstehen weitere Notarkosten von 100 bis 150 Euro.

Wird die GmbH vom Registergericht wegen Vermögenslosigkeit gelöscht, können Kosten von etwa 1.200 Euro entstehen.

Keine festen Beträge kann man für die Löschung im Insolvenzverfahren nennen. Abhängig von der Anzahl der Gläubiger und der Finanzlage der Gesellschaft können hohe Kosten anfallen.

Es gibt mehrere Wege, wie eine GmbH beendet werden kann. Oft bleibt nur die Liquidation, die jedoch relativ aufwändig ist. Geschäftsführer und auch Gesellschafter können sich bei Fehlern Haftungsrisiken aussetzen. Ein Fachanwalt für Handels- und Gesellschaftsrecht kann Sie kompetent beraten, damit Sie alles korrekt abwickeln.