Reisekosten – Steuerwissen für Geschäftsreisende

11.06.2015, Redaktion Anwalt-Suchservice / Lesedauer ca. 3 Min. (277 mal gelesen)
Reisekosten – Steuerwissen für Geschäftsreisende © CG - Fotolia.com
Wer beruflich oder betrieblich veranlasste Geschäftsreisen unternimmt, kann von Steuervorteilen profitieren: Er kann die Reisekosten als Werbungskosten oder als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. In den letzten Jahren hat es in diesem Bereich einige Änderungen gegeben.

Die Auswärtstätigkeit
Ein wichtiger Begriff im Reisekostenrecht ist die Auswärtstätigkeit. Sie ersetzte mit Einführung der Lohnsteuerrichtlinie 2008 den Begriff der Dienstreise. Seit der Reform des Reisekostenrechts von 2014 geht man im Steuerrecht vom Vorliegen einer beruflichen Auswärtstätigkeit aus, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (bis 31.12.2013: der regelmäßigen Arbeitsstätte) tätig wird. Die Neuregelungen gelten erstmals für die Einkommenssteuererklärung für 2014.

Erste Tätigkeitsstätte
Dieser Begriff wurde ab 2014 neu eingeführt. Besonders wichtig ist er für Arbeitnehmer, die an mehreren betrieblichen Einrichtungen ihres Arbeitgebers eingesetzt werden – etwa abwechselnd in unterschiedlichen Filialen. In einem Arbeitsverhältnis kann es nur eine erste Tätigkeitsstätte geben. Welche dies ist, legt der Arbeitgeber im Arbeitsvertrag fest. Die Fahrten zur ersten Arbeitsstätte sind keine Auswärtstätigkeit – für sie gibt es nur die Pendlerpauschale (einfache Strecke, 30 Cent pro Kilometer).

Unbefristete Tätigkeit beim Kunden
Wer unbefristet bei einem Kunden seines Arbeitgebers eingesetzt wird, hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Er kann nur die Pendlerpauschale von der Steuer absetzen.

Was kann steuerlich geltend gemacht werden?
Als Werbungskosten von der Steuer absetzen kann der Arbeitnehmer Fahrtkostenpauschale, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwendungen und ggf. die Kosten einer doppelten Haushaltsführung. Bei den Fahrtkosten können 30 Cent pro Kilometer geltend gemacht werden – für beide Strecken. Oder auch mehr, bei gesondertem Nachweis. Übernachtungskosten sind durch Belege nachzuweisen, während es für Verpflegungsmehraufwendungen Pauschalen gibt. Deren Höhe hängt von der Abwesenheitsdauer ab.

Pauschalbeträge für Verpflegung
Als Verpflegungsmehraufwendungen können im Veranlagungszeitraum 2014 bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden 24 Euro geltend gemacht werden. Bei einer kürzeren Abwesenheit von mindestens acht Stunden Dauer sind es 12 Euro. Der An- und Abreisetag werden immer mit 12 Euro veranschlagt. Höhere Verpflegungskosten können auch mit Restaurantbelegen nicht geltend gemacht werden. Auch muss der Arbeitnehmer seine Verpflegung selbst bezahlen, um Steuervorteile zu bekommen – zahlt die Firma das Essen, zieht das Finanzamt ihm entsprechende Tagespauschalen ab. Verpflegungspauschalen gibt es nur für die ersten drei Monate an einem Ort. Die dreimonatige Frist startet allerdings neu, wenn sie für mindestens vier Wochen unterbrochen war – egal aus welchem Grund. Über drei Monate hinaus ausgedehnt werden kann die Verpflegungspauschale nur, wenn der Arbneitnehmer in einem „weiträumigen Tätigkeitsgebiet“ herumreist – weil er zum Beispiel auf verschiedenen Baustellen eingesetzt wird.

Verpflegung im Ausland
Auf Auslandsreisen gelten besondere Regeln. Hier gibt es besondere Pauschalen, die je nach Land und dortigem Preisniveau unterschiedlich hoch sind. Das Bundesfinanzministerium veröffentlich regelmäßig eine aktualisierte Liste. Beispiel für 2014: Während in Rom für 24 Stunden eine Verpflegungspauschale von 52 Euro gewährt wird, sind es im Jemen 24 Euo, in Kasachstan 39 und in London 57. Bei den Übernachtungskosten zählen für den Werbungskostenabzug auch bei Auslandsreisen nur die tatsächlich nachweisbaren Kosten.

Doppelte Haushaltsführung
Wer beruflich bedingt zwei Wohungen hat, kann die tatsächlich entstandenen und nachweisbaren Kosten der Zweitwohnung in einer Höhe bis 1.000 Euro (2014) geltend machen. Voraussetzung: Der Betreffende muss sich an seinem Erstwohnsitz mit mindestens zehn Prozent an den Haushaltskosten (z.B. Miete, Lebensmittel) beteiligen. Ansonsten wird sein Hauptwohnsitz nicht als Lebensmittelpunkt anerkannt.

Reisenebenkosten
Auch die sogenannten Reisenebenkosten können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Dies sind zum Beispiel Kosten für Gepäckbeförderung oder -Aufbewahrung, berufliche Telefonate, Autobahnmaut, Parkgebühren, eine Reisegepäckversicherung oder Schadenersatzleistungen nach Verkehrsunfällen. Nicht dazu gehören private Luxus- und Vergnügungsaufwendungen wie der Whisky aus der Minibar, Pay-TV auf dem Hotelzimnmer oder Anschaffungskosten für Kleidungsstücke oder Reisegepäck.

Verfassungsbeschwerde zur Verpflegungspauschale
Durch einen Unternehmensberater wurde in Karlsruhe Verfassungsbeschwerde gegen die Regelung zur Verpflegungspauschale eingelegt. Begründet wurde diese damit, dass der Beschwerdeführer seine Aufwendungen nur für höchstens drei Monate ansetzen kann. Anderen Unternehmensberatern würde aber ein dauerhafter Abzug der Verpflegungspauschale gestattet. Das Verfahren ist anhängig (Az. 2 BvR 2251/13).