Auswärtstätigkeiten (Dienstreisen): Welche Kosten sind steuerlich absetzbar?

Seit einer Reform des Reisekostenrechts von 2014 geht man vom Vorliegen einer Auswärtstätigkeit aus, wenn ein Arbeitnehmer

- vorübergehend außerhalb seiner Wohnung, sowie
- seiner ersten Tätigkeitsstätte

tätig ist.

2014 wurde der Begriff der ersten Tätigkeitsstätte neu eingeführt. Er ist besonders wichtig für Arbeitnehmer, die ihr Arbeitgeber an mehreren betrieblichen Einrichtungen einsetzt – zum Beispiel abwechselnd in verschiedenen Filialen.

In einem Arbeitsverhältnis kann es nur eine erste Tätigkeitsstätte geben. Der Arbeitsvertrag legt fest, welche dies ist. Die Fahrten zur ersten Arbeitsstätte sind keine Auswärtstätigkeit – für sie wird steuerlich nur die Pendlerpauschale berücksichtigt. Wer unbefristet bei einem Kunden seines Arbeitgebers eingesetzt wird, hat dort seine erste Tätigkeitsstätte. Auch dann kann nur die Pendlerpauschale von der Steuer abgesetzt werden.

2025 konnten Pendler auf den ersten 20 Kilometern ihrer einfachen Fahrtstrecke zur Arbeit 30 Cent pro Kilometer geltend machen. Ab dem 21. Kilometer stieg dieser Betrag auf 38 Cent. Diese Beträge gelten für die Steuererklärung für das Jahr 2025.

2026 beträgt die Pendlerpauschale bereits ab dem ersten Kilometer 38 Cent. So sollen Berufstätige, gerade auf dem Land, stärker entlastet werden.

Anspruch auf die Pendlerpauschale haben alle Arbeitnehmer und Selbstständigen, unabhängig vom verwendeten Verkehrsmittel (Ausnahmen sind Taxi und Flugzeug) und unabhängig von der Höhe der realen Aufwendungen.

Sind dagegen bei einer Auswärtstätigkeit Reisekosten (Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten) entstanden, können sie als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn die berufliche Tätigkeit außerhalb der eigenen Wohnung sowie außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte stattfindet.

Von der Steuer abgesetzt werden können jedoch nur vom Geschäftsreisenden selbst getragene Aufwendungen. Wenn der Arbeitgeber Teile der Kosten erstattet, müssen diese vorher abgezogen oder in der Steuererklärung angegeben werden.

Absetzbar sind:

- die Fahrtkostenpauschale,
- die Kosten für Übernachtungen,
- Verpflegungsmehraufwendungen,
- ggf. die Kosten einer doppelten Haushaltsführung.

Bei Fahrten per Auto können 30 Cent pro gefahrenem Kilometer steuerlich geltend gemacht werden – für die komplette Srecke. Bei gesondertem Nachweis (Quittungen, Fahrtenbuch) ist auch mehr möglich. Bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen (Motorroller, Motorrad, E-Bike) sind es 20 Cent pro Kilometer.

Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel kann der Ticketpreis abgesetzt werden. Als Nachweis dient das Ticket. Für Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwendungen gibt es Pauschalen, deren Höhe von der Abwesenheitsdauer abhängt.

Für Auswärtstätigkeiten innerhalb Deutschlands gelten seit 2020 und auch noch für 2026 die folgenden Verpflegungspauschalen:

Bei Dienstreisen mit Abwesenheit bis 24 Stunden sowie für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Reisen liegt der sogenannte Verpflegungsmehraufwand bei 14 Euro pro Tag. Ab 24 Stunden Abwesenheit sind es 28 Euro.

Wichtig: Die Pauschale darf nur abgezogen werden, wenn der Arbeitgeber nicht die Verpflegungskosten übernimmt. Wenn eine der Mahlzeiten am Tag vom Chef bezahlt wird, ist dafür ein Anteil abzuziehen (Frühstück 20 Prozent, Mittagessen und Abendessen jeweils 40 Prozent). Dies gilt auch bei Nutzung betrieblicher Vergünstigungen wie etwa digitaler Essensmarken.

Besondere steuerliche Regeln gelten auf Dienstreisen ins Ausland. Hier gibt es spezielle Pauschalen, die je nach Land und dortigem Preisniveau unterschiedlich hoch sind. Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht regelmäßig eine aktualisierte Liste in einem Schreiben.

Beispiel aus dem BMF-Schreiben vom Dezember 2025:

Während in Ägypten für 24 Stunden eine Verpflegungspauschale von 50 Euro gewährt wird, sind es in Jordanien 57 Euro, in Kasachstan 33 und in London 66 (im übrigen Großbritannien 52) Euro. Das Schreiben nennt auch die Pauschalen für die Übernachtungskosten in den einzelnen Ländern.

Die in dem Schreiben genannten Beträge dürfen Arbeitgeber steuerfrei an ihre Mitarbeiter auszahlen. Verreist der Unternehmer selbst, kann er diese Beträge als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Arbeitnehmer können die Übernachtungspauschalen als Werbungskosten absetzen, wenn sie beruflich ins Ausland verreisen.

Wer beruflich bedingt zwei Wohnungen im Inland unterhält, darf die tatsächlich entstandenen und nachweisbaren Kosten der Zweitwohnung in einer Höhe bis 1.000 Euro im Monat steuerlich geltend machen. An diesem Betrag hat sich auch 2026 nichts geändert.

Voraussetzung: Der Betreffende muss sich an seinem Erstwohnsitz mit mindestens zehn Prozent an den Haushaltskosten (z. B. Miete, Lebensmittel) beteiligen. Sonst erkennt das Finanzamt seinen Hauptwohnsitz nicht als seinen Lebensmittelpunkt an.

Tipp: Für diese Angaben gibt es seit 2023 eine eigene Anlage zur Einkommenssteuererklärung, die Anlage N-Doppelte Haushaltsführung.

Auch die sogenannten Reisenebenkosten, die auf Dienstreisen anfallen, können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Dies sind zum Beispiel die Kosten für

- Gepäckbeförderung oder -Aufbewahrung,
- berufliche Telefonate,
- Autobahnmaut,
- Parkgebühren,
- Reisegepäckversicherung,
- Schadensersatzleistungen nach Verkehrsunfällen.

Auch diese Kosten können von Arbeitnehmern, die Auswärtstätigkeiten ausführen, nur dann abgesetzt werden, wenn sie nicht bereits der Arbeitgeber bezahlt.

Nicht absetzbar sind dagegen private Luxus- und Vergnügungsaufwendungen auf Dienstreisen, wie der Whisky aus der Minibar, Pay-TV auf dem Hotelzimmer oder Anschaffungskosten für Kleidungsstücke oder Reisegepäck.

Die steuerliche Behandlung von Reisekosten wie Fahrtkosten, Übernachtungen, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten ist ein komplexes Thema, in dem es häufig rechtliche Änderungen gibt. Wenn Sie dazu weitergehende Fragen haben oder im Streit mit dem Finanzamt liegen, kann Ihnen ein Fachanwalt für Steuerrecht kompetent weiterhelfen.