Mietrecht: Das Wohnungsübergabeprotokoll

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll nicht. Dringend zu empfehlen ist es trotzdem. Denn: Später kann es als Beweismittel und als Argumentationshilfe notwendig werden, wenn eine Partei des Mietvertrages die andere für Schäden in der Wohnung verantwortlich machen will.
Wenn der Vermieter beim Auszug zum Beispiel feststellt, dass in der Wohnung das Parkett zerkratzt ist, ein Wohnungsschlüssel fehlt oder ein Fenster nicht mehr zu öffnen ist, hat der Mieter für diese Schäden Ersatz zu leisten – außer, er kann beweisen, dass die Wohnung bereits bei seinem Einzug in diesem Zustand war und dass er nur die Anzahl Schlüssel erhalten hat, die er auch zurückgibt.
Das Übergabeprotokoll ist jedoch auch für den Vermieter wichtig. Ihm hilft es dabei, im Schadensfall gegen den Mieter Ansprüche geltend zu machen. Es stellt im Streitfall ein wichtiges Beweismittel vor Gericht dar. Natürlich kann das Übergabeprotokoll auch dazu beitragen, einen Gerichtsprozess von vornherein zu vermeiden.

Es ist ratsam, sowohl vor dem Einzug, als auch vor dem Auszug ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Beim Einzug ist es wichtiger für den Mieter, beim Auszug für den Vermieter. Der Grund: Viele Mieter neigen beim Einzug dazu, großzügig über vom Vormieter verursachte Schäden oder übrig gebliebene unprofessionelle Einbauten hinwegzusehen. Sie reparieren diese Dinge jedoch meist nicht. Bei ihrem Auszug werden ihnen dann die Schäden in Rechnung gestellt und sie müssen die Einbauten grundsätzlich auf eigene Kosten wieder zurückbauen. Dies ist aufwändig und besonders ärgerlich, wenn es sich nicht um die eigenen Einbauschränke, Markisen oder Küchenmöbel handelt.
Meist wird das Übergabeprotokoll bei der eigentlichen Übergabe der Wohnung erstellt. Dabei werden die Schlüssel übergeben und die Zählerstände abgelesen. Damit geht die Verantwortung für die Wohnung, für Schäden, Heizkosten, Strom etc., auf eine andere Person über. Tipp: Eine Wohnungsübergabe sollte auf jeden Fall tagsüber erfolgen – wenn es hell ist und man alles gut sehen kann, auch unzureichende Malerarbeiten.

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Das Übergabeprotokoll sollte die Namen und Adressen der Beteiligten enthalten, ferner die genaue Anschrift der Wohnung. Wichtig ist das Datum der Übergabe und auch ggf. das Datum der letzten Schönheitsreparaturen an der Wohnung, also der letzten Renovierung. Um diesen Punkt gibt es häufig Streit. Bei einer unrenoviert übernommenen Wohnung muss der Mieter heute keine Schönheitsreparaturen mehr durchführen. Natürlich sollte das Protokoll auch die Zählerstände von Strom, Gas und Wasser sowie ggf. Heizung aufführen. Handelt es sich um ein Einfamilienhaus mit Ölheizung, ist auch der Inhalt des Heizöltanks zu vermerken. Wichtig ist außerdem die Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel: Wie viele Schlüssel für Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Dachboden usw. werden übergeben?

Die Beteiligten sollten zusammen die Räume einzeln begehen und deren jeweiligen Zustand möglichst genau festhalten. Zum Beispiel: Ist der Lack der Türen und Türrahmen beschädigt? Sind andere Schäden vorhanden? Sind Fliesen oder Waschbecken gesprungen? Fehlen Fußleisten? Sind Tür- und Fenstergriffe, Wasserhahnventile, Rollläden, Kücheneinrichtungen funktionsfähig? Ist der Anstrich von Wänden und Decken in Ordnung?

Vielen Mietverträgen zufolge soll die Übergabe „besenrein“ erfolgen. Sind die Räume in entsprechendem ordentlichen Zustand, sollte auch dies vermerkt werden. Auch macht es für beide Seiten Sinn, Absprachen mit aufzunehmen, die sie bei der Übergabe mündlich getätigt haben.

Vermieter sollten Absprachen über die Verrechnung der Mietkaution oder die Übernahme irgendwelcher Kosten dokumentieren. Werden Mängel festgestellt, muss eine Partei in der Regel nachbessern – beim Einzug meist der Vermieter und beim Auszug der Mieter. Daher ist es für Mieter besonders wichtig, dass im Protokoll steht, welche Arbeiten bis wann von wem noch durchzuführen sind. Schließlich sollte das Protokoll von Mieter und Vermieter unterschreiben werden.

Checkliste Inhalt des Übergabeprotokolls

- Namen und Anschrift Mieter und Vermieter,
- Anschrift und Stockwerk der Wohnung,
- Datum Übergabe Einzug / Auszug,
- Datum letzte Renovierung,
- Zählerstände / Brennstoffvorrat,
- Schlüssel Art und Anzahl,
- Zustand der Räume / Schäden und Mängel,
- gegebenenfalls besenrein,
- gegenseitige Absprachen / Kaution / noch ausstehende Arbeiten,
- Unterschriften.

Trotz des vorletzten Punktes gilt: Das Übergabeprotokoll sollte nicht mit Absprachen überfrachtet werden, die dort nicht hineingehören. So gehören grundsätzliche Vereinbarungen über das Mietverhältnis, die Schönheitsreparaturen, die Wohnungsrückgabe und die Kaution in den Mietvertrag.
Im Protokoll trifft man keine vertraglichen Absprachen. Es hat lediglich den Zweck, den Zustand der Wohnung festzuhalten. Wenn grundsätzliche Fragen im Protokoll geregelt sind, entsteht schnell Streit - besonders, wenn im Mietvertrag zum Beispiel das Thema Kaution oder die Renovierung gar nicht behandelt werden oder dort etwas anderes steht.

Hier ist außerdem Vorsicht geboten, weil handschriftliche Vereinbarungen im Übergabeprotokoll als Individualvereinbarungen sogar einem formularmäßigen Mietvertrag vorgehen und dessen Vereinbarungen abändern können. Andererseits können formularmäßige Vereinbarungen in einem vorgedruckten Übergabeprotokoll auch als ungewöhnlich oder überraschend und damit als eine unangemessene Benachteiligung des Mieters betrachtet werden. Dann sind sie unwirksam.

Wie erwähnt, gibt es keine gesetzliche Pflicht, ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Deshalb kann auch niemand einen Rechtsanspruch darauf durchsetzen - weder auf die Mitwirkung am Protokoll, noch auf die Unterschrift darunter. Allerdings sind meist beide Seiten daran interessiert, ein Protokoll anzufertigen – schließlich sichert es auch beide Seiten ab. Weigert sich eine Seite, daran mitzuwirken oder es zu unterschreiben, gibt es nur eine Lösung: Die andere Partei fertigt das Protokoll in Anwesenheit eines Zeugen an, der es auch unterschreibt. Sinnvollerweise sollte der Zeuge nicht der Partner, Mitbewohner oder sonst eine interessierte Partei (Nachmieter) sein.

Dies hängt davon ab, ob die Mängel leicht erkennbar oder eher versteckt waren. Hat der Mieter zum Beispiel bei seinem Einzug einen leicht erkennbaren Mangel übersehen, kann er meist keine Ansprüche mehr deswegen durchsetzen. Versteckte Mängel können mit Zustimmung der anderen Partei im Übergabeprotokoll aufgeführt werden. Wenn dies die andere Partei verweigert, hilft unter Umständen nur der Weg zum Gericht. Eine vorherige Rechtsberatung zu den Erfolgschancen ist zu empfehlen.

Beide Vertragspartner müssen je ein Exemplar des Übergabeprotokolls bekommen und es müssen beide Exemplare identisch sein. Nicht übereinstimmende Protokolle führen mit Sicherheit zu Streitigkeiten. Musterprotokolle gibt es zum Download auf verschiedenen Internetseiten.

Musterformular Übergabeprotokoll
Hier können Sie unser Musterformular Übergabeprotokoll als PDF-Datei herunterladen.

Gibt es Streit über Schönheitsreparaturen, die Mietkaution oder den Inhalt des Übergabeprotokolls? Dann empfiehlt sich eine Beratung durch einen Fachanwalt für Mietrecht. Dieser kann Ihnen das beste Vorgehen im Einzelfall empfehlen.