Mietrecht: Das Wohnungsübergabeprotokoll

Wer schon einmal eine Wohnung gemietet hat, kennt es wahrscheinlich: Das Übergabeprotokoll. Aber: Wozu braucht man es eigentlich, und welche rechtlichen Wirkungen hat ein solches Schriftstück?

Ein Übergabeprotokoll wird meist vor dem Auszug, zum Teil aber auch vor dem Einzug in eine Mietwohnung erstellt. Es hält den Zustand der Wohnung im Zeitpunkt der Übergabe fest. Auch Zählerdaten für die Abrechnung der Nebenkosten werden darin festgehalten. Es hilft dabei, Streit zu vermeiden – zum Beispiel um die Frage, ob eine kaputte Fliese im Bad schon beim Einzug des Mieters da war oder ob dieser dafür verantwortlich ist.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll nicht. Trotzdem ist es unbedingt zu empfehlen. Denn es kann später als Beweismittel und als Argumentationshilfe dienen, wenn eine Partei des Mietvertrages die andere für Schäden in der Wohnung verantwortlich machen möchte. Wenn zum Beispiel beim Auszug festgestellt wird, dass in der Wohnung das Parkett zerkratzt ist, ein Wohnungsschlüssel fehlt oder ein Fenster sich nicht mehr öffnen lässt, wird der Mieter für diese Schäden Ersatz leisten müssen – es sei denn, er kann beweisen, dass er die Wohnung bereits beim Einzug so übernommen hat bzw. dass er nur die Anzahl Schlüssel erhalten hat, die er auch zurückgibt. Auch für den Vermieter ist das Übergabeprotokoll wichtig – denn es hilft ihm, wenn nötig, Ansprüche gegen den Mieter geltend zu machen. Vor Gericht ist ein Übergabeprotokoll ein wichtiges Beweismittel. Außerdem kann das Übergabeprotokoll auch helfen, einen Gerichtsprozess von vornherein zu vermeiden.

Wann wird ein Übergabeprotokoll erstellt?

Es ist ratsam, es sowohl vor dem Einzug, als auch vor dem Auszug zu erstellen. Das Übergabeprotokoll beim Einzug ist wichtiger für den Mieter, das Übergabeprotokoll beim Auszug ist wichtiger für den Vermieter. Denn meist neigen Mieter beim Einzug dazu, großzügig über vom Vormieter verursachte Schäden oder vorgenommene Einbauten hinwegzusehen. Beim Auszug werden ihnen dann diese Schäden leicht auf die Rechnung gesetzt, und Einbauten müssen sie grundsätzlich auf eigene Kosten wieder zurückbauen oder entfernen – ärgerlich, wenn es nicht die eigenen Einbauschränke, Markisen oder Küchenmöbel sind. Meist findet die Erstellung eines Übergabeprotokolls bei der eigentlichen Übergabe der Wohnung statt. Im Rahmen der Übergabe werden die Schlüssel übergeben und die Zählerstände abgelesen. Damit geht die Verantwortung für die Wohnung, für Schäden, Heizkosten, Strom etc., auf eine andere Person über. Die Übergabe sollte unbedingt tagsüber erfolgen – wenn es hell ist und man alles gut sehen kann, auch einen unprofessionellen Anstrich.

Was wird im Übergabeprotokoll festgehalten?

Das Übergabeprotokoll sollte zunächst die Namen und Adressen der Beteiligten enthalten, sowie die genaue Anschrift der Wohnung, um die es geht. Wichtig ist auch das Datum der Übergabe, sowie ggf. das Datum der letzten Schönheitsreparaturen an der Wohnung, also der letzten Renovierung. Denn um diesen Punkt entsteht oft Streit. Natürlich sollte das Protokoll auch die Zählerstände von Strom, Gas und Wasser sowie ggf. Fernheizung enthalten. Handelt es sich um ein Einfamilienhaus mit Ölheizung, ist auch der Inhalt des Heizöltanks festzuhalten. Unbedingt aufschreiben sollte man auch die Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel: Wie viele Schlüssel für Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Dachboden usw. werden jeweils übergeben? Nun sind die Räume einzeln zu begehen, und der jeweilige Zustand ist möglichst genau festzuhalten. Ist der Lack der Türen und Türrahmen beschädigt? Gibt es andere Schäden? Sind Fliesen oder Waschbecken gesprungen? Fehlen Fußleisten? Funktionieren Tür- und Fenstergriffe, Wasserhahnventile, Rollläden, Kücheneinrichtungen? Ist der Anstrich von Wänden und Decken in Ordnung? Oft soll die Übergabe „besenrein“ erfolgen. Ist der Raum in entsprechendem ordentlichen Zustand, sollte dies vermerkt werden. Zum Schluss empfiehlt es sich für beide Seiten, Absprachen mit aufzunehmen, die im Rahmen der Übergabe mündlich getroffen wurden. Für den Vermieter ist es besonders wichtig, Absprachen über die Verrechnung der Mietkaution oder die Übernahme irgendwelcher Kosten zu dokumentieren. Werden Mängel festgestellt, muss oft eine Partei nachbessern – oft ist dies beim Einzug der Vermieter und beim Auszug der Mieter. Für den Mieter ist es besonders wichtig, dass vermerkt wird, welche Arbeiten bis wann von wem noch zu erledigen sind. Am Ende sollte das Protokoll von Mieter und Vermieter unterschrieben werden.

Checkliste Inhalt

- Namen und Anschrift Mieter und Vermieter,
- Anschrift und Stockwerk der Wohnung,
- Datum Übergabe Einzug / Auszug,
- Datum letzte Renovierung,
- Zählerstände / Brennstoffvorrat,
- Schlüssel Art und Anzahl,
- Zustand der Räume / Schäden und Mängel,
- Gegebenenfalls besenrein,
- Gegenseitige Absprachen / Kaution / noch ausstehende Arbeiten,
- Unterschriften.

Vertragsklauseln im Übergabeprotokoll?

Trotz des vorletzten Punktes gilt: Das Übergabeprotokoll sollte nicht mit Absprachen überfrachtet werden, die nicht hineingehören. Grundsätzliche Regelungen über das Mietverhältnis, die Schönheitsreparaturen, die Wohnungsrückgabe und die Kaution gehören in den Mietvertrag. Im Protokoll werden keine vertraglichen Absprachen getroffen, sondern es dient nur dazu, den Zustand der Wohnung festzuhalten. Werden hier grundsätzliche Fragen geregelt, kann es schnell zum Streit kommen – insbesondere dann, wenn im Mietvertrag zum Thema Kaution oder Renovierung etwas anderes steht. Handschriftliche Vereinbarungen im Übergabeprotokoll können als Individualvereinbarungen sogar dem formularmäßigen Mietvertrag vorgehen. Formularmäßige Vereinbarungen in einem Vordruck des Übergabeprotokolls können schnell als ungewöhnlich, als überraschend und damit als unangemessene Benachteiligung des Mieters angesehen werden. Damit sind sie unter Umständen unwirksam.

Was tun, wenn sich eine Vertragspartei weigert?

Wie oben erwähnt, gibt es keine gesetzliche Pflicht, ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Es hat also auch niemand einen Anspruch darauf, den man rechtlich geltend machen könnte. Weder auf die Mitwirkung beim Protokoll, noch auf die Unterschrift darunter. Im Regelfall sind beide Seiten daran interessiert, das Protokoll anzufertigen – denn es sichert ja beide Seiten ab. Weigert sich eine Seite, mitzuwirken oder zu unterschreiben, gibt es nur eine Lösung: Die andere Partei erstellt das Protokoll in Anwesenheit eines Zeugen, der auch unterschreibt. Dies sollte vorzugsweise nicht der Partner, Mitbewohner oder sonst eine interessierte Partei (Nachmieter) sein.

Was passiert, wenn Mängel erst nach Unterzeichnung oder Auszug sichtbar werden?

Dies hängt davon ab, ob es sich um leicht erkennbare Mängel oder um versteckte Mängel handelt. Hat der Mieter zum Beispiel beim Einzug einen leicht erkennbaren Mangel übersehen, kann er deshalb in der Regel keine Ansprüche mehr geltend machen. Versteckte Mängel sind problematisch. Sie können mit Zustimmung der anderen Partei ins Übergabeprotokoll aufgenommen werden. Weigert sich die andere Partei, hilft ggf. nur der Weg zum Gericht. Rechtsberatung über die Erfolgschancen ist zu empfehlen.

Ein Exemplar je Vertragspartei

Wichtig ist, dass jede Vertragspartei ein Exemplar des Übergabeprotokolls erhält, und dass beide Exemplare identisch sind. Nichts sorgt eher für Streit, als nicht übereinstimmende Protokolle. Musterprotokolle sind auf verschiedenen Internetseiten erhältlich, unter anderem bei Immobilienportalen.

Musterformular Übergabeprotokoll

Hier können Sie unser Musterformular Übergabeprotokoll als PDF-Datei herunterladen.