Mietrecht: Das Wohnungsübergabeprotokoll

Jeder, der schon einmal eine Wohnung gemietet hat, kennt es wahrscheinlich: Das Übergabeprotokoll. Aber: Warum braucht man es eigentlich und welche rechtlichen Folgen hat ein solches Schriftstück?

Das Übergabeprotokoll wird meist vor dem Auszug eines Mieters, oft aber auch vor dem Einzug in eine Mietwohnung erstellt. In ihm wird der Zustand der Wohnung zum Zeitpunkt der Übergabe festgehalten. Auch Zählerdaten für die Abrechnung der Nebenkosten werden darin vermerkt. Das Dokument hilft dabei, Streit zu vermeiden – zum Beispiel um die Frage, ob eine kaputte Fliese im Bad schon beim Einzug des Mieters vorhanden war oder ob dieser dafür verantwortlich ist, oder auch darüber, ob der alte oder der neue Mieter die hohe Wasserrechnung bezahlen muss.

Ist ein Übergabeprotokoll Pflicht?

Ein Übergabeprotokoll ist nicht gesetzlich vorgeschrieben. Allerdings ist es trotzdem unbedingt zu empfehlen. Denn: Es kann später als Beweismittel und als Argumentationshilfe verwendet werden, wenn eine Partei des Mietvertrages die andere für Schäden in der Wohnung verantwortlich machen will.
Wird beispielsweise beim Auszug festgestellt, dass in der Wohnung das Parkett zerkratzt ist, ein Wohnungsschlüssel fehlt oder ein Fenster nicht mehr zu öffnen ist, muss der Mieter für diese Schäden Ersatz leisten – außer, er kann nachweisen, dass er die Wohnung bereits beim Einzug so übernommen hat bzw. dass er nur die Anzahl Schlüssel bekommen hat, die er auch zurückgibt.
Für den Vermieter ist das Übergabeprotokoll ebenfalls wichtig. Es hilft ihm dabei, im Schadensfall Ansprüche gegen den Mieter geltend zu machen. Vor Gericht stellt es ein wichtiges Beweismittel dar. Obendrein kann das Übergabeprotokoll auch helfen, einen Gerichtsprozess von Anfang an zu vermeiden.

Wann wird ein Übergabeprotokoll erstellt?

Ratsam ist es, sowohl vor dem Einzug, als auch vor dem Auszug ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Beim Einzug ist es wichtiger für den Mieter, beim Auszug ist es bedeutender für den Vermieter. Denn: Viele Mieter neigen beim Einzug dazu, großzügig über vom Vormieter verursachte Schäden oder durchgeführte Einbauten hinwegzusehen. Allerdings reparieren sie diese Dinge dann oft auch nicht. Beim Auszug werden ihnen dann die Schäden auf die Rechnung gesetzt und Einbauten müssen sie grundsätzlich auf eigene Kosten wieder zurückbauen oder entfernen. Dies ist aufwändig und um so ärgerlicher, wenn es nicht die eigenen Einbauschränke, Markisen oder Küchenmöbel sind.
Die Erstellung eines Übergabeprotokolls findet meist bei der eigentlichen Übergabe der Wohnung statt. In deren Rahmen werden die Schlüssel übergeben und die Zählerstände abgelesen. Damit wechselt die Verantwortung für die Wohnung, für Schäden, Heizkosten, Strom etc., auf eine andere Person. Eine Wohnungsübergabe sollte unbedingt tagsüber erfolgen – wenn es hell ist und man alles gut sehen kann, auch einen unzureichenden Anstrich.

Was wird im Übergabeprotokoll festgehalten?

Zuerst sollte das Übergabeprotokoll die Namen und Adressen der Beteiligten enthalten, auch die genaue Anschrift der Wohnung, um die es geht. Wichtig ist ferner das Datum der Übergabe und ebenso ggf. das Datum der letzten Schönheitsreparaturen an der Wohnung, also der letzten Renovierung. Um diesen Punkt entsteht nämlich sehr oft Streit. Und bei einer unrenoviert übernommenen Wohnung ist der Mieter nicht mehr zur Durchführung von Schönheitsreparaturen verpflichtet. Das Protokoll sollte auch über die Zählerstände von Strom, Gas und Wasser sowie ggf. Fernheizung Auskunft geben. Wenn es sich um ein Einfamilienhaus mit Ölheizung handelt, ist auch der Inhalt des Heizöltanks zu notieren. Unbedingt sollte man auch die Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel hinzufügen: Wie viele Schlüssel für Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Dachboden usw. werden übergeben?

Dann sollten die Beteiligten zusammen die Räume einzeln begehen und den jeweiligen Zustand möglichst genau festhalten. Zum Beispiel: Ist der Lack der Türen und Türrahmen beschädigt? Gibt es andere Schäden? Sind Fliesen oder Waschbecken gesprungen? Fehlen Fußleisten? Funktionieren Tür- und Fenstergriffe, Wasserhahnventile, Rollläden, Kücheneinrichtungen? Ist der Anstrich von Wänden und Decken in Ordnung?
Oft soll die Übergabe laut Mietvertrag „besenrein“ erfolgen. Wenn die Räume in entsprechendem ordentlichen Zustand sind, sollte auch dies vermerkt werden. Zum Schluss ist es für beide Seiten sinnvoll, Absprachen mit aufzunehmen, die sie bei der Übergabe mündlich getroffen haben.
Der Vermieter sollte darauf achten, Absprachen über die Verrechnung der Mietkaution oder die Übernahme irgendwelcher Kosten zu dokumentieren. Wenn Mängel festgestellt werden, muss eine Partei in der Regel nachbessern – oft ist dies beim Einzug der Vermieter und beim Auszug der Mieter. Für den Mieter ist es besonders wichtig, dass im Protokoll vermerkt wird, welche Arbeiten bis wann von wem noch durchzuführen sind. Schließlich sollten Mieter und Vermieter das Protokoll unterschreiben.

Checkliste Inhalt des Übergabeprotokolls

- Namen und Anschrift Mieter und Vermieter,
- Anschrift und Stockwerk der Wohnung,
- Datum Übergabe Einzug / Auszug,
- Datum letzte Renovierung,
- Zählerstände / Brennstoffvorrat,
- Schlüssel Art und Anzahl,
- Zustand der Räume / Schäden und Mängel,
- Gegebenenfalls besenrein,
- Gegenseitige Absprachen / Kaution / noch ausstehende Arbeiten,
- Unterschriften.

Vertragsklauseln im Übergabeprotokoll?

Trotz des vorletzten Punktes gilt: Man sollte das Übergabeprotokoll auch nicht mit Absprachen überfrachten, die nicht dort hineingehören. Grundsätzliche Vereinbarungen über das Mietverhältnis, die Schönheitsreparaturen, die Wohnungsrückgabe und die Kaution gehören in den Mietvertrag.
Im Protokoll trifft man keine vertraglichen Absprachen, sondern es hat nur den Zweck, den Zustand der Wohnung festzuhalten. Sind grundsätzliche Fragen im Protokoll geregelt, kommt es schnell zum Streit - insbesondere dann, wenn im Mietvertrag beispielsweise zum Thema Kaution oder Renovierung gar nichts oder etwas ganz anderes steht.
Vorsicht: Handschriftliche Vereinbarungen im Übergabeprotokoll können als Individualvereinbarungen sogar einem formularmäßigen Mietvertrag vorgehen und dessen Vereinbarungen abändern. Andererseits können formularmäßige Vereinbarungen in einem Vordruck des Übergabeprotokolls schnell als ungewöhnlich oder überraschend und damit als unangemessene Benachteiligung des Mieters angesehen werden. In diesem Fall sind sie unwirksam.

Was tun, wenn sich eine Vertragspartei weigert?

Wie oben dargestellt, existiert keine gesetzliche Pflicht, ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Es kann also niemand einen Rechtsanspruch darauf durchsetzen - weder auf die Mitwirkung am Protokoll, noch auf die Unterschrift darunter. In der Regel sind jedoch beide Seiten daran interessiert, das Protokoll anzufertigen – es sichert schließlich beide Seiten ab. Wenn sich eine Seite weigert, mitzuwirken oder zu unterschreiben, gibt es nur eine Lösung: Die andere Partei fertigt das Protokoll in Anwesenheit eines Zeugen an, der es auch unterschreibt. Dies sollte sinnvollerweise nicht der Partner, Mitbewohner oder sonst eine interessierte Partei (Nachmieter) sein.

Was passiert, wenn Mängel erst nach Unterzeichnung oder Auszug sichtbar werden?

Dies ist davon abhängig, ob es sich um leicht erkennbare oder um versteckte Mängel handelt. Wenn der Mieter beispielsweise beim Einzug einen leicht erkennbaren Mangel übersehen hat, kann er in der Regel keine Ansprüche mehr deswegen durchsetzen. Versteckte Mängel können mit Zustimmung der anderen Partei ins Übergabeprotokoll aufgenommen werden. Verweigert dies die andere Partei, hilft ggf. nur der Weg zum Gericht. Hier ist eine vorherige Rechtsberatung über die Erfolgschancen zu empfehlen.

Wer erhält ein Exemplar des Übergabeprotokolls?

Es ist wichtig, dass jede Vertragspartei ein Exemplar des Übergabeprotokolls bekommt und dass beide Exemplare identisch sind. Nicht übereinstimmende Protokolle sogen mit Sicherheit für Streit. Musterprotokolle sind auf verschiedenen Internetseiten herunterzuladen, zum Beispiel bei Immobilienportalen.

Musterformular Übergabeprotokoll

Hier können Sie unser Musterformular Übergabeprotokoll als PDF-Datei herunterladen.

Praxistipp

Beim Streit um Schönheitsreparaturen, die Mietkaution oder den Inhalt des Übergabeprotokolles empfiehlt sich eine Beratung durch einen Fachanwalt für Mietrecht.