Wohnungsübergabeprotokoll: Was sollte drinstehen?

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Übergabeprotokoll nicht. Trotzdem ist es dringend zu empfehlen. Später kann es nämlich als Beweismittel und als Argumentationshilfe notwendig werden, wenn eine Partei des Mietvertrages die andere für Schäden in der Wohnung verantwortlich machen will.

Stellt der Vermieter zum Beispiel beim Auszug fest, dass in der Wohnung das Parkett zerkratzt ist, ein Wohnungsschlüssel fehlt oder sich ein Fenster nicht mehr öffnen lässt, muss der Mieter für diese Schäden Ersatz leisten. Dies kann der Vermieter jedoch von ihm nicht verlangen, wenn er beweist, dass die Wohnung bereits bei seinem Einzug in diesem Zustand war und dass er nur die Anzahl Schlüssel erhalten hat, die er auch zurückgibt.

Auch für den Vermieter ist das Übergabeprotokoll wichtig. Es hilft ihm dabei, im Schadensfall Ansprüche gegen den Mieter geltend zu machen. Im Streitfall stellt es ein wichtiges Beweismittel vor Gericht dar. Das Übergabeprotokoll kann auch dazu beitragen, einen teuren Gerichtsprozess von vornherein zu vermeiden.

Sowohl beim Einzug als auch beim Auszug empfiehlt es sich, ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Beim Einzug ist es wichtiger für den Mieter, beim Auszug für den Vermieter. Der Grund: Viele Mieter sehen beim Einzug großzügig über vom Vormieter verursachte Schäden oder übrig gebliebene unprofessionelle Einbauten hinweg. Meist reparieren sie diese Dinge jedoch nicht. Bei ihrem Auszug werden ihnen dann die Schäden in Rechnung gestellt. Auch Einbauten müssen sie grundsätzlich auf eigene Kosten wieder zurückbauen. Dies kostet Zeit und Geld und ist besonders ärgerlich, wenn es sich nicht um die eigenen Einbauschränke, Markisen oder Küchenmöbel handelt.

In der Regel wird das Übergabeprotokoll bei der eigentlichen Übergabe der Wohnung erstellt. Dabei werden die Schlüssel übergeben und die Zählerstände abgelesen. Damit geht die Verantwortung für die Wohnung, für Schäden, Heizkosten, Strom etc., auf eine andere Person über. Tipp: Führen Sie die Wohnungsübergabe immer tagsüber durch – wenn es hell ist und man alles gut sehen kann, auch unzureichende Malerarbeiten.

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Im Übergabeprotokoll für eine Wohnung sollten die Namen und Adressen der Beteiligten genannt werden, ferner die genaue Anschrift der Wohnung. Wichtig ist das Datum der Übergabe. Zu empfehlen ist auch eine Angabe des Datums der letzten Schönheitsreparaturen an der Wohnung, also der letzten Renovierung. Um diesen Punkt gibt es nämlich oft Streit. Bei einer unrenoviert übernommenen Wohnung muss der Mieter heute keine Schönheitsreparaturen mehr durchführen.

Das Protokoll sollte darüber hinaus auch die Zählerstände von Strom, Gas und Wasser sowie ggf. Heizung aufführen. Wenn es sich um ein Einfamilienhaus mit Ölheizung handelt, muss auch der Inhalt des Heizöltanks vermerkt werden. Wichtig ist außerdem die Anzahl und Art der übergebenen Schlüssel: Wie viele Schlüssel für Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Dachboden usw. werden übergeben?

Die Beteiligten sollten gemeinsam die Räume einzeln begehen und deren jeweiligen Zustand möglichst genau festhalten. Zum Beispiel:

- Ist der Lack der Türen und Türrahmen beschädigt?
- Sind andere Schäden vorhanden?
- Sind Fliesen oder Waschbecken gesprungen?
- Fehlen Fußleisten?
- Sind Tür- und Fenstergriffe, Wasserhahnventile, Rollläden und Kücheneinrichtungen funktionsfähig?
- Ist der Anstrich von Wänden und Decken in Ordnung?

Viele Mietverträge schreiben eine "besenreine" Übergabe der Mietwohnung vor. Wenn die Räume in entsprechendem ordentlichen Zustand sind, sollte dies vermerkt werden. Wenn bei der Übergabe mündliche Absprachen getätigt werden, sollte man diese ebenfalls mit aufnehmen.

So sollten Vermieter beispielsweise Absprachen über die Verrechnung der Mietkaution oder die Übernahme irgendwelcher Kosten dokumentieren. Wenn Mängel festgestellt werden, muss eine Partei in der Regel nachbessern – beim Einzug ist dies Sache des Vermieters und beim Auszug des Mieters. Für Mieter ist es daher besonders wichtig, dass im Protokoll steht, welche Arbeiten bis wann von wem noch durchzuführen sind.

Wichtig: Das Übergabeprotokoll sollte von Mieter und Vermieter mit Ort und Datum unterschrieben werden.

- Namen und Anschrift Mieter und Vermieter,
- Anschrift und Stockwerk der Wohnung,
- Datum der Übergabe Einzug / Auszug,
- Datum der letzten Renovierung,
- Zählerstände / Brennstoffvorrat,
- Schlüssel Art und Anzahl,
- Zustand der Räume / Schäden und Mängel,
- gegebenenfalls besenrein,
- gegenseitige Absprachen / Kaution / noch ausstehende Arbeiten,
- Unterschriften, Ort, Datum.

Trotz des vorletzten Punktes gilt: Man sollte das Übergabeprotokoll nicht mit Absprachen überfrachten, die nicht dort hineingehören. Zum Beispiel gehören grundsätzliche Vereinbarungen über das Mietverhältnis, die Schönheitsreparaturen, die Wohnungsrückgabe und die Kaution in den Mietvertrag.

Im Protokoll trifft man keine vertraglichen Absprachen. Sein Zweck ist, den Zustand der Wohnung festzuhalten. Es ist also kein Vertrag, sondern dient als Beweismittel. Werden grundsätzliche Fragen im Protokoll geregelt, entsteht schnell Streit – insbesondere, wenn im Mietvertrag zum Beispiel das Thema Kaution oder die Renovierung gar nicht behandelt werden oder dort etwas anderes steht.

Vorsicht ist bei solchen Absprachen auch deshalb geboten, weil handschriftliche Vereinbarungen im Übergabeprotokoll als Individualvereinbarungen durchaus wirksam sein und sogar einem formularmäßigen Mietvertrag vorgehen können. Damit ändern sie womöglich dessen Vereinbarungen ab. Auf der anderen Seite können formularmäßige Vereinbarungen in einem vorgedruckten Übergabeprotokoll vor Gericht auch als ungewöhnlich oder überraschend und damit als eine unangemessene Benachteiligung des Mieters angesehen werden. Dann sind sie unwirksam.

Es gibt keine gesetzliche Pflicht, ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Daher kann auch niemand einen Rechtsanspruch darauf durchsetzen – weder auf die Mitwirkung am Protokoll, noch auf die Unterschrift darunter. In der Regel sind jedoch beide Seiten daran interessiert, ein Protokoll anzufertigen – immerhin sichert es auch beide Seiten ab. Wenn sich eine Seite weigert, daran mitzuwirken oder es zu unterschreiben, gibt es nur eine Lösung: Die andere Partei fertigt das Protokoll in Anwesenheit eines Zeugen an, der es auch unterschreibt. Der Zeuge sollte sinnvollerweise nicht der Partner, Mitbewohner oder sonst eine interessierte Partei (Nachmieter) sein.

Dies hängt davon ab, ob es sich um leicht erkennbare oder eher um versteckte Mängel handelt. Wenn der Mieter zum Beispiel bei seinem Einzug einen leicht erkennbaren Mangel übersehen hat, kann er meist keine Ansprüche mehr deswegen durchsetzen. Versteckte Mängel können mit Zustimmung der anderen Partei im Übergabeprotokoll aufgeführt werden. Will die andere Partei dem nicht zustimmen, hilft unter Umständen nur der Weg zum Gericht. Hier empfiehlt sich eine vorherige Rechtsberatung zu den Erfolgschancen.

Beide Vertragspartner müssen je ein Exemplar des Übergabeprotokolls erhalten. Die beiden Exemplare müssen identisch sein. Nicht übereinstimmende Protokolle verursachen mit Sicherheit Streitigkeiten. Musterprotokolle gibt es zum Download auf verschiedenen Internetseiten.

Hier können Sie unser Musterformular Übergabeprotokoll als PDF-Datei herunterladen.

Sind Sie in einen Streit über Schönheitsreparaturen, die Mietkaution oder den Inhalt des Übergabeprotokolls verwickelt? In diesem Fall empfiehlt sich eine Beratung durch einen Fachanwalt für Mietrecht. Dieser kann Ihnen das beste Vorgehen in Ihrem Fall empfehlen.