Anreise zum Vorstellungsgespräch: Wer trägt die Kosten?

Wenn ein Arbeitgeber einen Bewerber zum Vorstellungsgespräch eingeladen hat, muss er nach dem Gesetz grundsätzlich auch die Anreisekosten bezahlen – und zwar unabhängig davon, ob der Bewerber den Arbeitsplatz auch bekommt. Dies regelt § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Voraussetzung: Der Arbeitgeber muss den Bewerber ausdrücklich eingeladen, also zum Kommen aufgefordert haben.

Bei einem Besuch ohne Aufforderung haben Bewerber also keinen Anspruch auf Kostenerstattung. Eine Stellenanzeige ist noch keine Einladung. Es macht keinen Unterschied, ob die Bewerbung auf eine Stellenanzeige hin oder in Eigeninitiative stattgefunden hat.

Für Bewerber hat die Sache jedoch einen Haken: Arbeitgeber können die Erstattung von Reisekosten komplett ausschließen oder begrenzen. Eine solche Einschränkung kann schon in der Stellenanzeige stattfinden. Meist wird sie jedoch im Einladungsschreiben vorgenommen. Darin kann zum Beispiel stehen, dass der Arbeitgeber keine Anreisekosten zum Vorstellungsgespräch erstattet oder nur Kosten für eine Bahnfahrt 2. Klasse und nicht mehr. Ein solcher Ausschluss ist rechtsgültig.

Der Ausschluss einer Kostenerstattung durch den Arbeitgeber muss vor der Anreise stattfinden. Wenn dies erst im Bewerbungsgespräch erwähnt wird, ist es zu spät und der Ausschluss ist unwirksam.

Wichtig: Auch ohne Ausschluss müssen Arbeitgeber ihren Bewerbern nur die notwendigen Kosten für das Vorstellungsgespräch ersetzen. Also nicht die Zugfahrt 1. Klasse und natürlich auch nur ein Mittelklasse- und nicht das Luxushotel. Bewerber müssen sich jedoch auch nicht auf Jugendherberge und Mitfahrzentrale verweisen lassen.

Wenn nichts Besonderes vereinbart oder ausgeschlossen ist, müssen Arbeitgeber folgende Anreisekosten zum Vorstellungsgespräch übernehmen:

- die Kosten für eine Bahnfahrt 2. Klasse (Hin- und Rückfahrt) oder
- bei Anreise mit dem eigenen PKW die steuerlich übliche Entfernungspauschale,
- Kosten für ein Flugticket nur nach besonderer Vereinbarung (meist unproblematisch, wenn der Flug preisgünstiger ist als eine Bahnfahrt).

Der Arbeitgeber muss auch notwendige Übernachtungskosten für das Vorstellungsgespräch bezahlen. Voraussetzung ist, dass er diese Kostenübernahme nicht zuvor ausgeschlossen hat oder etwas anderes vereinbart wurde.

Nicht übernehmen muss der Arbeitgeber außergewöhnliche Kosten für Luxushotels. Mittelklasse ist angesagt. Als notwendig gelten Übernachtungskosten dann, wenn es ohne Übernachtung nicht geht – zum Beispiel, weil sich ein Assessment-Center über mehrere Tage hinzieht oder der Termin so spät am Tag liegt, dass der Bewerber oder die Bewerberin nicht mehr am selben Tag die Rückreise antreten können.

Auch Verpflegungskosten für die Anreise zum Bewerbungsgespräch muss der Arbeitgeber nur erstatten, wenn sie notwendig waren. Wurde die Übernahme von Verpflegungskosten nicht vorher ausgeschlossen, gelten die steuerlich üblichen Pauschalen. Diese gibt das Bundesfinanzministerium jährlich in einem Schreiben an die Finanzbehörden bekannt. Sie beruhen auf § 9 Abs. 4a Einkommensteuergesetz.

Die Pauschalen für Verpflegungskosten im Inland betragen 2026:

- jeweils 14 Euro für den An- und Abreisetag, wenn der Arbeitnehmer an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet,
- 14 Euro für den Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer ohne Übernachtung außerhalb seiner Wohnung mehr als 8 Stunden von seiner Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist.
- 28 Euro für jeden Kalendertag, an dem der Arbeitnehmer 24 Stunden von seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte abwesend ist,

Wichtig: Wenn Mahlzeiten vom Arbeitgeber, Kunden oder Geschäftspartner gestellt oder betriebliche (auch digitale) Essensmarken gestellt werden, verringert sich die Pauschale um 20 Prozent für ein Frühstück und um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- oder Abendessen.

Diese Dienstleister sind reine Vermittler und keine Arbeitgeber. Die Kosten für das Vorstellungsgespräch müssen daher auch im Vermittlungsfall vom Arbeitgeber erstattet werden. Vermittler sind nicht dazu verpflichtet.

Die Agentur für Arbeit ist für Bezieher von Arbeitslosengeld I zuständig, während das Jobcenter sich mit Empfängern der Grundsicherung (Ex-Bürgergeld) befasst.

Die Arbeitsagentur ist zwar nicht dazu verpflichtet, die Kosten für ein Vorstellungsgespräch zu übernehmen. Trotzdem kommt es vor, dass sie die Fahrtkosten und, bei weiten Entfernungen, auch Übernachtungskosten ganz oder zum Teil bezahlt.

Voraussetzungen:
- Der Arbeitgeber hat eine Kostenerstattung vorher ausgeschlossen und
- der Bewerber hat diese rechtzeitig vorher bei der Arbeitsagentur beantragt.

Die Behörde kann (nicht: muss) auch anteilige Kosten für Bewerbungsunterlagen erstatten. In der Regel sind dies fünf Euro pro Bewerbung, aber nur bis 260 Euro im Jahr.

Wichtig: Die Kostenübernahme für die Fahrtkosten zum Vorstellungsgespräch kann man digital über den eService der Bundesagentur für Arbeit beantragen. Dies muss jedoch VORHER mit der Vermittlungsfachkraft abgesprochen sein. Der Antrag sollte spätestens am Tag des Vorstellungsgesprächs gestellt werden, vorzugsweise früher.

Auch beim Jobcenter kann eine solche Kostenerstattung beantragt werden, auch online. Ein Anspruch darauf besteht nicht. Der Antrag muss vor Entstehen der Kosten gestellt werden. Wichtig ist es, Nachweise für alle Kosten zu haben. Diese können auch nachträglich hochgeladen werden.

Bewerber haben auch die Möglichkeit, ihre Kosten für Bewerbungsmappen und die Anreise zum Vorstellungsgespräch beim Finanzamt steuermindernd geltend zu machen. Steuerlich handelt es sich um Werbungskosten. Empfehlung: Belege sammeln!

Vor einigen Jahren entschied das Landes-Arbeitsgericht Rheinland-Pfalz zum Thema Kostenerstattung für ein Vorstellungsgespräch. Ein Mann war zu einem Vorstellungsgespräch in eine andere Stadt eingeladen worden und war per Auto dorthin gefahren. Allerdings fand er trotz Navi und vom Arbeitgeber geschickter Anfahrtskizze die Adresse nicht – obwohl diese in einer Hauptverkehrsstraße lag. Daher rief er beim Arbeitgeber an.

Nun gingen die Darstellungen auseinander: Laut Bewerber gelang es dem Mitarbeiter am Telefon nicht, ihm verständlich den Weg von seinem Standort zur Adresse des Unternehmens zu beschreiben. Aus Sicht des Arbeitgebers war die Beschreibung ausreichend gewesen. Der Bewerber jedenfalls erklärte in diesem Telefongespräch schließlich, dass er keine Lust mehr auf das Vorstellungsgespräch habe – und fuhr nach Hause. Anschließend stellte er dem Arbeitgeber 61,80 Euro Spritkosten in Rechnung. Dieser zahlte nicht.

Laut Urteil des Gerichts musste der Arbeitgeber hier keine Kostenerstattung leisten. Der Bewerber sei selbst dafür verantwortlich, pünktlich beim Vorstellungsgespräch einzutreffen. Die bloße Anreise in die Stadt begründe noch keinen Anspruch auf Kostenersatz nach § 670 BGB (Urteil vom 7.2.2012, Az. 3 Sa 540/11).

Bewerber können in vielen Fällen die notwendigen Kosten für die Anfahrt zum Vorstellungsgespräch sowie für Verpflegung und Unterkunft vom Arbeitgeber oder zumindest anteilig von der Arbeitsagentur oder vom Jobcenter erstattet bekommen. Im Streitfall kann Sie ein Fachanwalt für Arbeitsrecht zu Ihrer individuellen Situation beraten.