Anreise zum Vorstellungsgespräch: Wer erstattet die Kosten?

15.06.2016, Redaktion Anwalt-Suchservice / Lesedauer ca. 3 Min. (253 mal gelesen)
Anreise zum Vorstellungsgespräch: Wer erstattet die Kosten? © apops - Fotolia.com
Viele Arbeitnehmer wechseln heute den Wohnort, um ein neues Arbeitsverhältnis anzutreten. Die Anfahrt zum Vorstellungsgespräch kostet Geld, womöglich wird sogar eine Hotelübernachtung erforderlich. Oft muss der einladende Arbeitgeber die Kosten übernehmen. Und manchmal hilft auch der Staat.

Welche Kosten können anfallen?
Bei jedem Vorstellungsgespräch fallen Fahrtkosten an. Findet der Termin am Wohnort des Bewerbers statt, sind diese meist zu vernachlässigen. Wenn jedoch größere Entfernungen zurückgelegt werden müssen, entstehen schnell Kosten etwa für eine Bahnfahrt. Große Entfernung oder gar ein zeitaufwändiges Assessment-Center können dazu führen, dass eine Hotelübernachtung unumgänglich ist. Und auch Verpflegungskosten fallen bei längerer Anreise an.

Was sagt das Gesetz?
Hat der Arbeitgeber einen Bewerber zum Gespräch eingeladen, muss er nach dem Arbeitsrecht grundsätzlich die Anreisekosten tragen. Dies ist unabhängig davon, ob der Bewerber den Arbeitsplatz auch bekommt und ergibt sich aus § 670 des Bürgerlichen Gesetzbuches. Betonung auf "eingeladen" – wenn man einfach so hinfährt, besteht kein Anspruch auf Kostenerstattung. Eine Stellenanzeige ist keine Einladung. Aber: Ob die Bewerbung auf eine Stellenanzeige hin oder als Eigeninitiative erfolgt ist, macht keinen Unterschied.

Einschränkungen im Einladungsschreiben
Arbeitgeber können die Erstattung von Reisekosten ganz ausschließen oder begrenzen. Eine Einschränkung kann schon in der Stellenanzeige passieren, wird aber meist im Einladungsschreiben vorgenommen. Dann wird zum Beispiel darauf hingewiesen, dass nur Kosten für eine Bahnfahrt 2. Klasse übernommen werden und nicht mehr. Ein solcher Ausschluss ist gültig. Und: Arbeitgeber müssen nur die notwendigen Kosten des Bewerbers erstatten. Also nicht die Zugfahrt 1. Klasse, nur das Mittelklasse- und nicht das Luxushotel. Auf Jugendherberge und Mitfahrzentrale muss sich der Bewerber jedoch auch nicht verweisen lassen. Und: Der Ausschluss einer Kostenerstattung muss vor der Anreise stattfinden. Wird dies erst im Bewerbungsgespräch erwähnt, ist es zu spät und unwirksam.

Erstattung von Fahrtkosten
Ist nichts Besonderes vereinbart oder ausgeschlossen, müssen Arbeitgeber die Kosten für eine Bahnfahrt 2. Klasse (Hin- und Rückfahrt) oder bei Anreise per eigenem PKW die steuerlich übliche Entfernungspauschale (30 Cent pro Kilometer) übernehmen. Kosten für Flugtickets müssen allenfalls nach besonderer Vereinbarung getragen werden. Ist der Flug preisgünstiger als eine Bahnreise, sollte einer Kostenerstattung jedoch in der Regel nichts entgegen stehen.

Erstattung von Hotelkosten
Auch notwendige Übernachtungskosten gehören zu den Kosten des Vorstellungsgesprächs, die der Arbeitgeber trägt, wenn er dies nicht ausgeschlossen hat oder etwas anderes vereinbart wurde. Außergewöhnliche Kosten für Luxushotels müssen nicht übernommen werden, Mittelklasse ist angesagt. Übernachtungskosten gelten dann als notwendig, wenn es ohne Übernachtung nicht geht – etwa weil sich ein Assessment-Center über mehrere Tage hingezogen hat oder der Termin so spät am Tag liegt, dass eine Rückreise am selben Tag nicht mehr möglich ist.

Erstattung von Verpflegungskosten
Auch Verpflegungskosten können nur verlangt werden, wenn sie notwendig waren. Ist die Übernahme von Verpflegungskosten nicht ausgeschlossen, gelten die im Steuerrecht üblichen Pauschalen. Seit 1.1.2014 bedeutet das: Abwesenheit von zu Hause mindestens acht, aber unter 24 Stunden: 12 Euro. Abwesenheit mindestens 24 Stunden: 24 Euro.

Personalagenturen und Headhunter
Dies sind reine Vermittler und keine Arbeitgeber. Die Kosten des Vorstellungsgespräch muss auch im Vermittlungsfall der Arbeitgeber erstatten, der Vermittler ist dazu nicht verpflichtet.

Kostenerstattung durch das Jobcenter
Die Arbeitsagentur übernimmt die Kosten für das Vorstellungsgespräch nicht so ohne Weiteres, denn sie ist dazu nicht verpflichtet. Trotzdem kommt es oft vor, dass sie die Fahrtkosten ganz oder zum Teil übernimmt. Voraussetzungen: Der Arbeitgeber hat eine Kostenerstattung vorher ausgeschlossen und der Bewerber hat die Erstattung bei der Agentur rechtzeitig vorher beantragt. Die Behörde kann (nicht: muss) auch Teile der Kosten für Bewerbungsunterlagen erstatten, meist sind dies fünf Euro pro Bewerbung, aber nur bis etwa 300 Euro im Jahr.

Kosten bei der Steuer geltend machen
Nicht zuletzt können Kosten für Bewerbungsmappen und Anreise zum Vorstellungsgespräch auch beim Finanzamt steuermindernd geltend gemacht werden. Es handelt sich hier um Werbungskosten. Empfehlung: Belege sammeln!