Weihnachtsgeschenke: Was müssen Arbeitgeber unbedingt beachten?

Findet im Betrieb eine allgemeine betriebliche Weihnachtsfeier statt, dürfen alle Arbeitnehmer daran teilnehmen. Wenn der Chef einzelne Personen oder bestimmte Gruppen im Betrieb davon ausschließen würde, wäre dies ein Verstoß gegen den verfassungsrechtlich festgelegten Grundsatz der Gleichbehandlung. Zusätzlich untersagt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) eine Diskriminierung zum Beispiel wegen des Geschlechts, des Alters, der Religion, der ethnischen Herkunft oder einer Behinderung.

Es ist in vielen Unternehmen Brauch, dass die Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern zu Weihnachten oder bei der Weihnachtsfeier eine kleine Aufmerksamkeit oder ein Geschenk zukommen lassen. Dabei ist ebenfalls der Grundsatz der Gleichbehandlung zu berücksichtigen. Wenn alle Arbeitnehmer im Betrieb Geschenke bekommen, dürfen einzelne Personen nicht davon ausgenommen werden. Ein mögliches Problem kann entstehen, wenn die Geschenke auf der Weihnachtsfeier verteilt werden: Was gilt, wenn ein Arbeitnehmer gar nicht zur Feier kommt? Kann er oder sie das Geschenk dann nachträglich einfordern? Mit dieser Frage hat sich das Arbeitsgericht Köln beschäftigt.

Ein Betrieb mit hundert Mitarbeitern hatte eine Weihnachtsfeier veranstaltet. Jeder Teilnehmer bekam vom großzügigen Chef ein iPad Mini im Wert von 429 Euro geschenkt. Mit diesem Weihnachtsgeschenk bezweckte der Arbeitgeber, künftig wieder mehr Mitarbeiter zu einem Besuch der Weihnachtsfeier zu motivieren. Die Geschenk-Aktion hatte er nicht vorher angekündigt. 42 Mitarbeiter kamen nicht zur Weihnachtsfeier und erhielten deswegen auch kein Geschenk. Ein Mitarbeiter, der wegen eines Arbeitsunfalls krankgeschrieben gewesen war, klagte vor Gericht. Er forderte vom Arbeitgeber die Herausgabe "seines" iPads. Die Begründung: Ein so hochwertiges Geschenk sei keine übliche Aufmerksamkeit auf einer Weihnachtsfeier mehr. Es handle sich vielmehr um einen Bestandteil des Arbeitsentgelts. Arbeitslohn müsse im Krankheitsfall weiter bezahlt werden.

Das Arbeitsgericht Köln war anderer Meinung. Hier sei kein Angestellter zum Erscheinen auf der Weihnachtsfeier verpflichtet gewesen. In solchen Fällen falle das Gegenseitigkeitsverhältnis weg, das charakteristisch für Arbeitslohn sei. Damit sei das iPad hier nicht als Arbeitsentgelt zu betrachten, sondern als Prämie für die Teilnahme an einer freiwilligen Aktivität außerhalb der Arbeitszeit (Urteil vom 9.10.2013, Az. 3 Ca 1819/13).

Das Finanzamt setzt jedoch der Großzügigkeit des Arbeitgebers steuerliche Grenzen. Wenn die Kosten pro Person einen bestimmten Betrag übersteigen, wird das Geschenk zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Die Grenze dafür beträgt 110 Euro und gilt pro Person pro Veranstaltung. Sie kann bei höchstens zwei Betriebsfeiern pro Jahr in Anspruch genommen werden. Bei der dritten Betriebsfeier müsste der Arbeitgeber dann alles versteuern. Die 110 Euro sind ein Freibetrag. Das heißt: Es muss nur der Teil versteuert werden, der über die 110 Euro hinausgeht. Die Regelung findet sich in § 19 Abs. 1 Nr. 1a des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Bringt ein Arbeitnehmer seinen Partner oder seine Partnerin oder eine andere Begleitperson zur Weihnachtsfeier mit, werden die Ausgaben des Arbeitgebers für beide Personen zusammengerechnet. Die Ausgaben für die Feier dürfen also für beide Personen gemeinsam nicht die 110-Euro-Grenze übersteigen.

In die 110 Euro fließen jedoch nicht nur Geschenke ein. Als übliche Zuwendungen bei einer Betriebsfeier gelten zum Beispiel auch:

- Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten,
- Übernachtungs- und Fahrtkosten,
- Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, sofern es bei der Feier nicht nur um diese kulturelle oder sportliche Veranstaltung geht,
- Geschenke an Mitarbeiter, die nicht zur Feier kommen konnten (kein Barlohn),
- Kosten des äußeren Rahmens: Saalmiete, Deko, Gagen für Künstler und Musiker, DJ, Eventmanager etc.

Wichtig: Der Hauptzweck der Veranstaltung darf keine künstlerische Darbietung sein.

Wenn der Arbeitgeber einem Beschäftigten etwas aus einem besonderen, persönlichen Anlass schenkt – etwa bei einem runden Geburtstag oder einem Betriebsjubiläum – betrachtet das Finanzamt dieses Geschenk bis zu einem Wert von 60 Euro als abziehbare Betriebsausgabe. Die 60 Euro gelten pro Anlass und inklusive Umsatzsteuer. Für Arbeitnehmer sind solche Zuwendungen lohnsteuer- und sozialabgabenfrei.

Weihnachten betrifft jedoch jeden und ist kein persönlicher Anlass wie ein Dienstjubiläum. Dies betonte das Finanzgericht Hessen (Urteil vom 22.2.2018, Az. 4 K 1408/17). Daher werden Geschenke bei der Weihnachtsfeier in die 110 Euro eingerechnet. Hier kommt die 60-Euro-Grenze nicht zur Anwendung. Die Folge: Sprengt das Geschenk den 110-Euro-Freibetrag, werden Steuern fällig.

Für die betriebliche Weihnachtsfeier fallen bei einem Arbeitgeber pro Arbeitnehmer Kosten von 110 Euro an. Zusätzlich erhält jeder Teilnehmer ein Geschenk im Wert von 80 Euro. Diese 80 Euro überschreiten den Freibetrag und sind lohnsteuerpflichtig. Der Arbeitgeber darf jedoch eine Pauschalbesteuerung mit einem Steuersatz von 25 Prozent vornehmen (§ 40 Abs. 2 Einkommensteuergesetz).

Ein weiterer wichtiger Grenzbetrag liegt bei 50 Euro im Monat. Der Arbeitgeber darf einem Beschäftigten bis zu dieser 2022 geänderten Freigrenze steuerfreie Sachbezüge zukommen lassen. Dazu gehören etwa Gutscheine oder Guthabenkarten. Ist dieser Betrag im Dezember noch nicht verbraucht, kommen auch Geschenke auf der betrieblichen Weihnachtsfeier in Frage. Geregelt ist dies in § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG.

Zwar sind Gutscheine und Geldkarten grundsätzlich begünstigt. Dies gilt aber nur, wenn sie die Arbeitnehmer ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen und sie nicht in Geld auszahlbar sind. Seit einer Gesetzesänderung von 2020 gelten Geldkarten, die als Geldersatz für Zahlungen eingesetzt werden können – etwa Karten mit Barauszahlungsfunktion oder eigener IBAN – nicht mehr als steuerfreie Sachzuwendungen. Sie sind also steuerpflichtig.

Seit 1. Januar 2022 müssen Gutscheine die Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG) erfüllen.

Die Vergünstigungen gelten damit hauptsächlich noch für

- Gutscheine für limitierte Netze, also etwa Gutscheinkarten von Einzelhandelsläden, Einzelhandelsketten, regionale City-Cards,
- Gutscheine für limitierte Produktbereiche, also etwa Tankkarten, Gutscheinkarten für Buchhandlungen, Fitnesskarten, Kinokarten.

Die Vergünstigung gilt nur noch dann für Gutscheine von Online-Händlern, wenn diese sich ausschließlich auf Waren oder Dienstleistungen aus der eigenen Produktpalette des Händlers beziehen.

Wichtig ist hier auch der Unterschied zwischen einer Freigrenze und einem Freibetrag: Bei Überschreitung einer Freigrenze ist nicht nur der Betrag oberhalb der Grenze zu versteuern, sondern alles.

Manchmal nehmen Mitarbeiter eher unfreiwillig an einer Feier teil, die Geschenkcharakter hat. Meist gilt dies jedoch weniger für die Weihnachtsfeier, sondern eher für Events, die der Betrieb für Kunden organisiert. Dies könnte zum Beispiel ein Skiausflug oder ein Rafting-Trip sein. In der Regel werden bei solchen Aktionen nämlich Mitarbeiter zur Betreuung der Kunden gebraucht. In diesem Fall ist die Teilnahme der Arbeitnehmer betrieblich veranlasst. Damit gilt die Teilnahme an der Veranstaltung nicht als Geschenk des Arbeitgebers. Laut Bundesfinanzhof gibt es dafür keine Steuerbefreiung (Urteil vom 16.10.2013, Az. VI R 78/12).

Bei den Kosten einer Weihnachtsfeier sollten Arbeitgeber immer die 110-Euro-Grenze pro Person im Blick behalten. Wenn in Verbindung mit Geschenken für Arbeitnehmer steuerliche Fragen auftauchen oder es zu einer Meinungsverschiedenheit mit dem Finanzamt kommt, kann Sie ein Fachanwalt für Steuerrecht kompetent beraten.