Vereinsrecht im Alltag: 7 zentrale Fragen für Vorstand und Mitglieder

Man muss zwischen eingetragenen und nicht eingetragenen Vereinen unterscheiden. Schon zwei Personen reichen aus, um einen nichtsrechtsfähigen Verein zu gründen. Soll er jedoch als “e. V.” im Vereinsregister eingetragen werden, muss der Verein mindestens sieben Mitglieder haben.

Ein eingetragener Verein hat verschiedene Vorteile. Durch die Eintragung wird er zu einer juristischen Person. Er wird also rechtsfähig. Das heißt: Der Verein kann Verträge schließen und vor Gericht klagen oder verklagt werden. Für die Schulden des Vereins haftet die Vereinskasse, nicht das einzelne Mitglied. Die Haftung der Vorstände beschränkt sich auf bestimmte Pflichtverstöße.

Ein Verein darf keine gewinnorientierten Geschäfte machen. Der Normalfall ist also der nichtwirtschaftliche Verein. Das Gesetz sieht auch einen wirtschaftlichen Verein vor. Dieser bekommt seine Rechtsfähigkeit durch staatliche Verleihung.

Tipp: Sobald sich Ihr Verein also nicht nur im privaten Bereich betätigen, Räume mieten, Ausrüstung kaufen oder seine Tätigkeit durch Einnahmen finanzieren soll, sollten Sie ihn ins Vereinsregister eintragen lassen.

Die Vereinssatzung ist die Verfassung des Vereins und regelt dessen Struktur und Organisation. Für einen eingetragenen Verein ist sie gesetzlich vorgeschrieben.

Folgende Inhalte muss die Satzung aufweisen:

- den Namen des Vereins,
- den Vereinssitz,
- den Vereinszweck (ggf. gemeinnützig),
- Regelung für Eintritt / Austritt von Mitgliedern,
- Hinweis auf Eintragung ins Vereinsregister,
- Mitgliedsbeiträge,
- Größe & Zusammensetzung des Vorstandes / Namen der Vorstände,
- Wahl der Vorstandsmitglieder,
- Voraussetzungen, unter denen die Mitgliederversammlung einzuberufen ist, sowie die Form der Einberufung und die Beurkundung der Beschlüsse.

Tipp: Streben Sie die Anerkennung als gemeinnütziger Verein an? Dann sollten Sie dies bei der Formulierung des Vereinszweckes von vornherein beachten und dabei besonders gründlich vorgehen. Die Gemeinnützigkeit wird vom Finanzamt verliehen und hat finanzielle Vorteile.

Nach § 26 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) muss ein Verein einen Vorstand haben. Dieser leitet den Verein und vertritt ihn nach innen und nach außen, sowohl in geschäftlichen Angelegenheiten als auch vor Gericht. Der Vorstand wird durch die Mitgliederversammlung gewählt. Die Anzahl seiner Mitglieder muss in der Satzung geregelt sein. Es müssen mindestens zwei Personen sein. Auch deren Amtszeit sollte dort festgelegt werden.

Zum Alltagsgeschäft des Vereinsvorstands gehören die folgenden Aufgaben:

- Ein- und Verkäufe benötigter Ausstattung für den Verein,
- Kassen- und Buchführung (einschließlich Steuererklärungen),
- Ausfüllen von Förderanträgen für öffentliche Zuschüsse,
- Personalverwaltung,
- Unterzeichnung der gesamten Korrespondenz,
- Einziehen der Mitgliedsbeiträge
- Anmeldung von Änderungen im Vereinsregister,
- Einberufung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen,
- Vertretung des Vereins gegenüber Behörden,
- Aufgabenverteilung innerhalb des Vereins.

Beispiele:
- Für den Fußballplatz eines Sportvereins wird ein Platzwart benötigt. Der Vorstand muss diesen einstellen oder sich darum kümmern, dass ein Mitglied diese Aufgabe ehrenamtlich übernimmt.

- Ein Verein möchte sich der Öffentlichkeit auf einer Veranstaltung präsentieren. Dabei sollen auch Essen und Getränke verkauft werden. Der Vorstand muss die Veranstaltung bei den Behörden anmelden und sich um die erforderlichen Genehmigungen kümmern.

Tipp: Werden mehrere Vorstandsmitglieder berufen, können die Aufgaben besser gerecht verteilt werden. Zum Beispiel kann es einen Finanzvorstand geben.

Vereinsvorstände haften unter Umständen auch mit ihrem Privatvermögen. § 31a BGB begrenzt diese Haftung für ehrenamtliche Vereinsvorstände und solche mit einer Vergütung bis 3.300 Euro im Jahr auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Vereinsvorstände können nach innen (dem Verein gegenüber) oder nach außen (Dritten gegenüber) haften.

Beispiele:
- Eine Geldforderung gegen eine externe Firma verjährt, weil der Vorstand sich nicht rechtzeitig darum kümmert.
- Der Vorstand erledigt die Steuererklärung nicht rechtzeitig. Das Finanzamt erhebt Säumniszuschläge.
- Der Vorstand stellt fehlerhafte Spendenbescheinigungen aus. Das Finanzamt erkennt die Spenden nicht an.
- Der Vorstand stellt Anträge auf Fördergelder mit Verspätung. Diese werden abgelehnt.

Wichtig: Vereinsvorstände haften auch, wenn sie bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung des Vereins nicht rechtzeitig Insolvenz anmelden. Hier besteht zusätzlich die Gefahr einer Strafbarkeit wegen Insolvenzverschleppung!

Damit Beschlüsse wirksam sind und nicht von Mitgliedern angefochten werden können, müssen verschiedene Formalien eingehalten werden.

Die Mitgliederversammlung muss vom Vorstand einberufen werden.

Ausnahmen:

- Satzungsregelung,
- Minderheitsbegehren von 1/10 der Vereinsmitglieder.

Eine ordentliche Mitgliederversammlung findet meist einmal im Jahr statt. In dringenden Fällen kann eine außerordentliche Mitgliederversammlung einberufen werden, etwa bei Ablösung des Vorstandes.

Die Satzung legt eine Einladungsfrist von meist vier Wochen vor dem Termin fest. Diese Frist ist einzuhalten. Die Satzung bestimmt auch die Form der Einladung: schriftlich oder digital. Auf jeden Fall müssen die Mitglieder die Einladung zuverlässig erhalten.

Die Einladung hat einen Mindestinhalt, nämlich:

- Datum, Uhrzeit und Ort der Mitgliederversammlung,
- Tagesordnung mit sämtlichen geplanten Themen,
- ggf. Hinweise auf zu erwartende Anträge.

Beispiele für häufige Tagesordnungspunkte der ordentlichen Mitgliederversammlung:

- Berichte von Vorstand und Kassenprüfern (Finanzbericht),
- Entlastung des Vorstands,
- Wahl von Vorstandsmitgliedern,
- Beschlüsse über Änderungen der Satzung,
- Entscheidungen über Mitgliedsbeiträge,
- Beschlüsse über künftige Vorhaben.

Themen, die nicht in der Tagesordnung erwähnt sind, dürfen nicht zur Abstimmung kommen. Die Satzung regelt, wie und mit welcher Frist Mitglieder ihre Anliegen auf die Tagesordnung setzen lassen können. Sie darf dies nicht ausschließen.

Die Satzung muss bestimmen, wann eine Mitgliederversammlung beschlussfähig ist. Einfache Entscheidungen sind Mehrheitsentscheidungen; wichtige Beschlüsse wie Satzungsänderungen müssen laut § 33 BGB mit qualifizierter Mehrheit von 3/4 der Anwesenden erfolgen. Die Satzung kann dies abweichend regeln. Wie abgestimmt wird – geheim oder offen, per Stimmzettel oder Handzeichen – kann per Beschluss oder Satzung geregelt werden.

Wichtig: Bei der Mitgliederversammlung muss ein schriftliches Protokoll geführt werden. Dieses muss Ort und Datum nennen, die Teilnehmer, die Tagesordnung, die gefassten Beschlüsse und die Abstimmungsergebnisse. Versammlungsleitung und Protokollführer müssen es am Ende unterschrieben. Dann wird es archiviert.

Alle Einnahmen und Ausgaben des Vereins müssen in einem Kassenbuch vermerkt werden. Für jede Buchung muss es einen Beleg geben. Kassenbestände in bar sollten täglich abgerechnet und protokolliert werden. Bankauszüge sind aufzubewahren.

Spenden müssen freiwillig erfolgen sowie ohne Gegenleistung. Nur ein gemeinnütziger Verein darf Spendenquittungen ausstellen. Über die Gemeinnützigkeit entscheidet das Finanzamt auf Antrag.

Alle Spenden müssen dokumentiert werden. Nachweise sind zehn Jahre lang aufzubewahren, sieben Jahre bei elektronischer Übermittlung. Zweckgebundene Spenden müssen entsprechend verwendet werden. Andernfalls haftet der Vorstand persönlich. Geldspenden bis 300 Euro können vom Spender auch ohne formale Spendenbescheinigung abgesetzt werden. Dafür reicht der „vereinfachte Zuwendungsnachweis“, etwa ein Kontoauszug.

Tipp: Sorgen Sie als Vereinsvorstand dafür, dass Spendenbescheinigungen immer nach dem online erhältlichen Musterformular des Finanzamtes ausgestellt werden. So sind Sie auf der sicheren Seite.

Der Verein kann selbst entscheiden, wen er aufnimmt. Allerdings gilt auch hier der Gleichbehandlungsgrundsatz. Ungleichbehandlung erfordert einen objektiven, sachlichen Grund. Die Satzung muss regeln, wie der Eintritt neuer Mitglieder erfolgt und wer darüber entscheidet – in der Regel der Vorstand.

Eine Pflicht zur Aufnahme von Mitgliedern kann sich aus einer Monopolstellung des Vereins ergeben, z. B. wenn nur über diesen Verein an Wettkämpfen in einer bestimmten Sportart teilgenommen werden kann.

Zu empfehlen ist ein schriftlicher Aufnahmeantrag mit Namen und Kontaktdaten. Das neue Mitglied sollte eine Aufnahmebestätigung erhalten. Antragsformulare sollten mit einem korrekten Datenschutzhinweis versehen sein (Art. 13 DSGVO). Minderjährige benötigen die Zustimmung ihres gesetzlichen Vertreters.

Die Satzung des Vereins muss die Höhe der Beiträge regeln.

Auch der Ausschluss eines Mitglieds sollte in der Vereinssatzung geregelt werden. Anerkannte Ausschlussgründe sind zum Beispiel

- Vereinsschädigendes Verhalten,
- grobe Satzungsverstöße,
- beharrliche Pflichtverletzungen,
- erheblicher Vertrauensbruch.

Tipp: Halten Sie sich an ein formelles Verfahren und vergessen Sie nicht, den Betroffenen anzuhören.

Dieser Rechtstipp kann nur einen Teil der wichtigen Fragen zur Vereinsgründung und zum Vereinsbetrieb beantworten. Künftige Vereinsvorstände sollten sich über alle Themen eingehender informieren. Bei Problemen oder konkreten Fragen kann Sie ein Rechtsanwalt für Zivilrecht kompetent beraten. Er hilft auch bei der Erstellung einer Vereinssatzung.