Heizkostenabrechnung: Was müssen Mieter jetzt wissen?

Grundsätzlich muss eine Heizkostenverordnung folgende Punkte enthalten:

- Ersteller der Abrechnung,
- Abrechnungszeitraum,
- Kosten des Brennstoffs und der Anlieferung für das gesamte Haus,
- sämtliche Heiznebenkosten für das gesamte Haus,
- Verteilerschlüssel für die Aufteilung auf die einzelnen Mieter,
- tatsächlicher Verbrauch des einzelnen Mieters,
- geleistete Vorauszahlungen des einzelnen Mieters,
- Berechnung von Guthaben oder Nachzahlung.

Heiznebenkosten sind Kosten, die zum Beispiel für Betrieb und Wartung der Heizanlage anfallen. Nach § 2 Nr. 4 der Betriebskostenverordnung sind auch bestimmte Heiznebenkosten umlagefähig, können also dem Mieter anteilig auferlegt werden. Dies sind bei einer Zentralheizung die Kosten

- des Betriebsstroms,
- der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage,
- der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft,
- der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums,
- der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz (Schornsteinfeger),
- die Kosten für die Miete oder andere Arten der Gebrauchsüberlassung von Zählern und Heizkostenverteilern sowie von deren Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung.

Der letzte Punkt enthält dabei also ausdrücklich die Kosten für die Heizkostenabrechnung selbst und die Aufteilung der Kosten auf die einzelnen Mieter.

Umlagefähig sind auch die Kosten der eigenständigen gewerblichen Lieferung von Wäre durch einen Wärmelieferdienst, darunter das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen. Ebenso - bei Gas-Etagenheizungen - deren Reinigung und Wartung.

§ 2 Nr. 5 und 6 der Betriebskostenverordnung enthalten weitere Details zu den umlagefähigen Kosten bei zentralen oder dezentralen Warmwasseranlagen.

Nicht umlagefähig sind Kosten für Reparaturen an der Heizanlage, für Instandhaltung und Instandsetzung. Diese Kosten hat der Vermieter zu tragen. Auch seine eigene Arbeitszeit für Verwaltungsarbeiten kann er dem Mieter nicht in Rechnung stellen.

Wird die Wartung der Heizung durch den Hausmeister erledigt, sollten Mieter darauf achten, dass diese Arbeitszeiten nicht doppelt abgerechnet werden. So wird in der allgemeinen Betriebskostenabrechnung auch immer ein Posten "Hausmeister" auftauchen, in dem die Heizungswartung dann nicht enthalten sein darf.

Häufige Fehler sind:
- der Verteilerschlüssel wird nicht aufgeführt,
- Vorauszahlungen des Mieters werden nicht korrekt berücksichtigt,
- beim Mieterwechsel werden dem bisherigen Mieter Kosten für eine Zwischenablesung berechnet (unzulässig laut BGH, Az. VIII ZR 19/07),
- Doppelberechnung von Wartungsarbeiten durch Hausmeister,
- Abrechnung von Verwaltungskosten des Vermieters,
- Abrechnung von Reparaturkosten.

Vermieter sind nach § 9 der Heizkostenverordnung verpflichtet, die Kosten für Heizung und Warmwasser auf Grundlage des erfassten Verbrauchs auf die einzelnen Mieter zu erteilen.

§ 7 HeizKV schreibt vor, dass die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage mindestens zu 50 Prozent und höchstens zu 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen sind. Erfüllt das Haus nicht das Anforderungsniveau der Wärmeschutzverordnung von 1994, wird es mit Öl oder Gas beheizt und sind die freiliegenden Leitungen der Wärmeverteilung überwiegend gedämmt, sind die Kosten des Betriebs der zentralen Heizungsanlage zu 70 Prozent nach dem erfassten Wärmeverbrauch der Nutzer zu verteilen.

Die seit 1. Dezember 2021 gültige Heizkostenverordnung schreibt vor, dass alle ab diesem Tag installierten Wärmezähler und Heizkostenverteiler fernablesbar sein müssen. Ausnahme sind Einzelgeräte, die nur wegen eines Defekts ausgetauscht werden. Generell müssen jedoch auch in bestehenden Gebäuden alle Zähler bis 31. Dezember 2026 nachgerüstet oder durch fernablesbare Geräte ersetzt werden. Auch dürfen ab 1. Dezember 2022 nur noch fernablesbare Geräte installiert werden, die an ein sogenanntes Smart-Metering-Gateway anschließbar sind. Dabei handelt es sich um eine Zentraleinheit, die Verbindung zu den einzelnen Zählern, einem möglichen Heimnetzwerk beim Smart-Home sowie nach außen zur Übermittlung der Ablesedaten hat.

Fernablesbar bedeutet, dass die Zähler von außerhalb der Wohnung abgelesen werden können.

Ab 1. Dezember 2022 gilt außerdem: Es dürfen nur noch Geräte verbaut werden, die interoperabel, also mit den Geräten aller anderen Hersteller kompatibel sind. Dies soll zum Beispiel den Wechsel des Ablesedienstes erleichtern.

Wird ein Mehrfamilienhaus oder eine Wohnanlage erst schrittweise auf fernablesbare Zähler umgestellt, gilt:

Bei der Abrechnung müssen zuerst die Anteile von Nutzern am Gesamtverbrauch ermittelt werden, deren Verbrauch mit der gleichen Art von Zählern gemessen wird. Außerdem darf der Vermieter auch bei verschiedenen Nutzungs- oder Gebäudearten oder aus anderen sachlichen Gründen eine Vorerfassung nach Nutzergruppen durchführen.

Seit 1. Januar 2022 gilt: Sobald fernablesbare Zähler installiert sind, muss der Vermieter den Mietern monatlich Aufstellungen ihrer Verbrauchsdaten und diverse zusätzliche Informationen zukommen lassen. Dies soll es Mietern ermöglichen, ihren Verbrauch flexibel anzupassen bzw. mehr Energie zu sparen. Insbesondere sind folgende Daten zu übermitteln:

- der Verbrauch des jeweiligen Nutzers im vergangenen Monat (KWh),
- ein Vergleich dieses Verbrauchs mit dem des Vormonats,
- ein Vergleich mit dem gleichen Monat des Vorjahres, soweit erfasst,
- ein Vergleich mit einem normierten oder durch Vergleichstests ermittelten Durchschnittsnutzer derselben Nutzerkategorie.

Hinzu kommen verschiedene weitere Informationen, etwa über die eingesetzten Energieträger, Steuern, Abgaben und Zölle, Entgelte für Zählermiete und Ablesung sowie Kontaktinformationen möglicher Beratungsstellen zur Energieeinsparung.
Die Details sind in § 6a der Heizkostenverordnung geregelt.

Bei fernablesbaren Zählern schreibt § 6 Abs. 2 HeizKV außerdem vor, dass die Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser zunächst mindestens zu 50 Prozent nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch auf die Nutzergruppen aufzuteilen sind. Wenn die Kosten nicht vollständig nach dem Verhältnis der erfassten Anteile am Gesamtverbrauch aufgeteilt werden, sind

- die übrigen Kosten der Versorgung mit Wärme nach der Wohn- oder Nutzfläche oder nach dem umbauten Raum auf die einzelnen Nutzergruppen zu verteilen; es kann auch die Wohn- oder Nutzfläche oder der umbaute Raum der beheizten Räume zugrunde gelegt werden;
- die übrigen Kosten der Versorgung mit Warmwasser nach der Wohn- oder Nutzfläche auf die einzelnen Nutzergruppen zu verteilen.

Die Kostenanteile der einzelnen Nutzergruppen müssen dann nach § 6 Abs. 1 HeizKV auf Grundlage des erfassten Verbrauchs auf die einzelnen Nutzer aufgeteilt werden.

Die erheblich gestiegenen Heizöl- und Gaspreise werden in den meisten Mietverhältnissen zu einer deutlichen Erhöhung der monatlichen Vorauszahlungen führen. Nur: Wann dürfen Vermieter diese umsetzen?
Laut § 560 Abs. 4 BGB kann die Anpassung der Vorauszahlungen erst nach der Abrechnung und auf deren Basis stattfinden. Für das Abrechnungsjahr 2022 erfolgt die Abrechnung im Jahr 2023, spätestens bis Jahresende. Erst nach dieser Jahresabrechnung ist eine einseitige Anpassung der Vorauszahlungen durch den Vermieter möglich.

Allerdings ist eine möglichst schnelle Anpassung durchaus im Intreresse beider Seiten: Der Mieter muss den Betrag ja in jedem Fall bezahlen - entweder als Vorauszahlung oder als erhebliche, womöglich vierstellige Nachzahlung in 2023. Der Vermieter muss in Vorleistung treten, da er sein Haus ja beheizen muss und daher bereits jetzt die höheren Kosten hat. Es kann sich also anbieten, auf freiwilliger Basis höhere Vorauszahlungen zu vereinbaren. So vermeidet der Mieter eine immense Nachzahlung und der Vermieter wird bei seiner Vorleistung entlastet.

Mieter können grundsätzlich innerhalb von 12 Monaten nach deren Erhalt Einwände gegen die jährliche Heizkostenabrechnung als Teil der Nebenkostenabrechnung erheben. Falls eine Nachzahlung verlangt wird, müssen sie diese jedoch trotzdem innerhalb von 30 Tagen überweisen. Bestehen Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnung, sollte diese Zahlung nur unter Vorbehalt erfolgen. Bestätigt sich später das Vorliegen eines Fehlers, kann der Mieter das zu viel gezahlte Geld zurückverlangen.

Es reicht nicht aus, die Abrechnung allgemein in Zweifel zu ziehen. Mieter müssen schon den konkreten Punkt nennen und ihre Zweifel begründen. Sie haben das Recht, beim Vermieter die Belege von Zulieferunternehmen einzusehen.

Rechnet der Vermieter entgegen der Heizkostenverordnung über Wärme und Warmwasser nicht verbrauchsabhängig ab, darf der Mieter bei der Jahresabrechnung seinen Kostenanteil um 15 Prozent kürzen. Installiert der Gebäudeeigentümer keine fernablesbaren Zähler nach den oben genannten Terminplänen, ist eine Kürzung um drei Prozent möglich. Dies gilt auch, wenn der Vermieter keine monatlichen Verbrauchsdaten übermittelt.

Mieter sollten sich vor Augen führen, dass nicht unbedingt der Vermieter an einem Abrechnungsfehler schuld sein muss - meist wird die Abrechnung von entsprechenden Dienstleistern erstellt. Kommt es zum Streit mit dem Vermieter über eine Heizkostenabrechnung, kann ein Fachanwalt für Mietrecht prüfen, ob diese den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Wenn nicht, kann der Jurist Ihnen ein passendes Vorgehen empfehlen.