Wie lege ich Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung ein?

Die Jahresabrechnung über die Nebenkosten seiner Immobilie muss der Vermieter dem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraumes zukommen lassen. Meist ist der Abrechnungszeitraum das Kalenderjahr. Beispiel: Über das Kalenderjahr 2025 muss der Vermieter bis zum 31.12.2026 abrechnen.

Die 12-monatige Abrechnungsfrist ist keine Verjährungsfrist. Durch ihren Ablauf erlischt also nicht die Pflicht des Vermieters zur Erstellung einer Nebenkostenabrechnung. Wenn der Vermieter die Frist versäumt, ist die Folge nur, dass er keine Betriebskostennachzahlung mehr verlangen kann. Trotzdem hat der Mieter einen Anspruch auf eine korrekte Abrechnung. Er kann auch die Auszahlung eines möglichen Guthabens verlangen. Die Verjährung des Anspruchs auf Abrechnung der Mietnebenkosten erfolgt innerhalb von drei Jahren. Ist sie eingetreten, können Mieter keine Auszahlung eines Guthabens mehr durchsetzen.

Mieter können gemäß § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) innerhalb einer Einwendungsfrist von 12 Monaten ihre Betriebskostenabrechnung prüfen und Beanstandungen dagegen vorbringen. Nach Ablauf von 12 Monaten sind Einwände ausgeschlossen. Sinn dieser Ausschlussfrist ist es, im Interesse aller Beteiligten dafür zu sorgen, dass nicht noch Jahre später Streit über alte Abrechnungen entsteht. Kann der Mieter allerdings beweisen, dass er für die Fristversäumnis nichts konnte, darf er trotzdem noch Einwände vorbringen.

Wichtig: Diese Frist heißt nicht, dass Mieter sich mit der Prüfung der Abrechnung oder der Überweisung der Nachzahlung immer 12 Monate Zeit lassen können. Die Gerichte gehen davon aus, dass Mieter ihre Abrechnung innerhalb von etwa vier Wochen ausreichend prüfen können, um sie zu bezahlen. Wenn sie die verlangte Nachzahlung ohne Vorbehalt überweisen, erkennen sie die Abrechnung als ordnungsgemäß an. Nach Ablauf von etwa vier Wochen kann der Mieter Fehler in der Abrechnung nur noch reklamieren, wenn sie für einen Laien nicht ohne Weiteres erkennbar waren.

Anders liegt der Fall, wenn die Nebenkostenabrechnung formell nicht wirksam ist. Dann fängt die Einwendungsfrist gar nicht erst zu laufen an. Dies wurde vom Bundesgerichtshof bestätigt. Ein Vermieter hatte die Umlageschlüssel für mehrere Kostenpositionen nicht genannt. Auch hatte er einige Kosten nach der Wohnfläche umgelegt, aber widersprüchliche Angaben zur Wohnfläche gemacht. Daher war die Abrechnung unwirksam (Az. VIII ZR 27/10).

Mieter haben das Recht, Einsicht in die Abrechnungsbelege zu nehmen, die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegen. Dies sind zum Beispiel die Rechnungen von Energielieferanten oder Versicherungen oder die Bescheide über die Höhe von Straßenreinigungs- und Abfallgebühren der Gemeinde. Dies legt § 556 Abs. 4 BGB gesetzlich fest.

Seit dem 1.1.2025 kann der Vermieter die Abrechnungsbelege in elektronischer Form zur Verfügung stellen. Der Mieter hat damit keinen Anspruch mehr auf Einsicht in die Originalbelege in Papierform.

Der Bundesgerichtshof befasste sich 2018 mit der Abrechnung der Heizkosten einer 94-Quadratmeter-Wohnung. Die Mieter hatten 200 Euro im Monat für Heizkosten bezahlt. Die Jahresabrechnung der Betriebskosten ergab eine Heizkostennachzahlung von über 5.000 Euro. Aus Sicht der Mieter konnte dies gar nicht sein: Diese Summe entspreche 47 Prozent der gemessenen Verbrauchseinheiten für das komplette Haus mit einer Wohnfläche von 720 qm.

Der Vermieter wollte den Mietern jedoch nicht die Abrechnungsbelege der anderen Wohnungen im Haus zur Prüfung vorlegen. Zwei Gerichtsinstanzen verurteilten die Mieter zur Zahlung, weil sie nicht beweisen konnten, wo der Fehler lag. Schließlich entschied der Bundesgerichtshof: Wenn ein Vermieter eine Nachzahlung fordert, muss er das Bestehen der Forderung auch beweisen können. Die Mieter seien nicht beweispflichtig. Sie hätten ein Einsichtsrecht in die der Abrechnung zugrunde liegenden Belege des Vermieters. Dieses Recht gelte auch für die Verbrauchsdaten der anderen Mieter im Haus. Damit wies der BGH die Klage des Vermieters ab (Urteil vom 7.2.2018, Az. VIII ZR 189/17).

2020 urteilte der BGH ein weiteres Mal zum Recht der Mieter auf Einsichtnahme in die der Nebenkostenabrechnung zugrunde liegenden Abrechnungsbelege. Er stellte klar: Solange der Vermieter dem Mieter keine Einsicht in die Belege gewährt, hat der Mieter ein Leistungsverweigerungsrecht hinsichtlich der Nachzahlung. Er muss also vorläufig nicht zahlen. Zu den Belegen zählen nicht nur die Rechnungen, sondern auch die dazugehörigen Zahlungsbelege über die in der Abrechnung auf die Mieter umgelegten Betriebskosten. Der Mieter kann anhand dieser Belege die Berechtigung der jeweils in Rechnung gestellten Beträge prüfen (Urteil vom 9.12.2020, Az. VIII ZR 118/19). Immerhin kann es sein, dass der Vermieter Rechnungen gekürzt oder Preisnachlässe erhalten hat. Dann ergibt sich durch die Einsicht in die Zahlungsbelege ein anderes Bild als bei reiner Vorlage der Rechnungen.

Im Mietvertrag muss vereinbart sein, dass der Mieter die Nebenkosten der Wohnung tragen muss. Welche Kosten abgerechnet werden dürfen, steht in § 2 der Betriebskostenverordnung. Umlagefähig sind zum Beispiel die Kosten für Müllabfuhr, Straßenreinigung, Heizung und Warmwasser und die Stromkosten für die Gemeinschaftsräume sowie die Grundsteuer.

Wichtig: Der Vermieter darf Kosten nur als „sonstige Betriebskosten“ abrechnen, wenn deren Umlage ausdrücklich im Mietvertrag vereinbart ist. Zu den sonstigen Betriebskosten gehören oft zum Beispiel die Kosten für Dachrinnenreinigung und Rauchmelderwartung.

Es gibt häufig anfallende Kostenpositionen, welche der Vermieter nicht auf seine Mieter verteilen darf. Diese Kosten muss er selbst tragen. Dazu gehört zunächst alles, was nur einmalig und nicht in Form laufender Kosten anfällt.

Ebenso darf der Vermieter keine Verwaltungskosten abrechnen, die ihm seine Hausverwaltung in Rechnung stellt. Auch die Kosten für Reparaturen oder für die Instandhaltung der Immobilie sind keine umlagefähigen Betriebskosten.

Weitere Beispiele für unzulässige Kostenpositionen sind:

- Kontoführungsgebühren,
- Mietausfallversicherung,
- Gebühren für Porto oder die Erstellung der Abrechnung,
- Aufzugreparaturen,
- erhöhte Wasserkosten infolge eines Rohrbruchs.

Wichtig ist die Unterscheidung zwischen materiellen, also inhaltlichen, und formellen Fehlern in der Jahresabrechnung. Materielle Fehler beziehen sich auf den Ansatz von Kostenpositionen und deren Beträge. Formelle Fehler sind Verstöße gegen die Regeln darüber, wie eine Nebenkostenabrechnung auszusehen hat.

Die Mieter müssen die Nebenkostenabrechnung in Textform bekommen, also als Text in einer dauerhaft abspeicherbaren Form. Dies kann zum Beispiel eine E-Mail sein. Nicht erforderlich ist die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Ist die Betriebskostenabrechnung nicht unterschrieben, muss daraus zumindest hervorgehen, wer sie ausgestellt hat. Der Mieter muss sie persönlich erhalten – in seinen Briefkasten oder an seine E-Mail-Adresse. Ein Aushang im Treppenhaus reicht nicht.

Auch Mieter ohne Fachkenntnisse müssen die Nebenkostenabrechnung verstehen und nachvollziehen können. Aus ihr muss der Abrechnungszeitraum hervorgehen. Die gesamten Betriebskosten für das Haus müssen nach den einzelnen Kostenpositionen geordnet aufgelistet sein. Diese Gesamtkosten muss der Vermieter dann auf die einzelne Wohnung umrechnen und dabei den benutzten Umlageschlüssel (etwa Quadratmeter) angeben. Die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen sind anzugeben und herauszurechnen. Unverständlichkeit ist ein formeller Fehler – etwa bei unverständlichen Abkürzungen.

Eine Nebenkostenabrechnung mit Formfehler, bei der etwa der Umlageschlüssel nicht genannt wird, ist per se unwirksam. Die Folge der Formfehler ist,

1. dass der Mieter eine korrekte Abrechnung verlangen darf,
2. dass der Vermieter bis zur Übergabe einer korrekten Abrechnung keine Nachzahlung verlangen darf,
3. dass der Mieter bis zur Erteilung der korrekten Abrechnung seine Vorauszahlungen auf die Nebenkosten vorläufig zurückhalten kann. Sobald er eine korrekte Abrechnung erhält, muss er die ausstehenden Beträge nachzahlen.

Materielle Fehler können beispielsweise Rechenfehler sein oder die Abrechnung von Kostenpositionen, die Vermieter nicht auf ihre Mieter umlegen dürfen (siehe oben).

Vermieter von Eigentumswohnungen machen besonders viele Fehler. Oft leiten sie nämlich einfach die Nebenkostenabrechnung des Hausverwalters der Eigentümergemeinschaft an ihren Mieter weiter ("Hausgeld" oder "Wohngeld"). Aber: Diese ist ausschließlich für den Eigentümer bestimmt. Sie enthält immer auch Positionen, die Mieter nicht bezahlen müssen, zum Beispiel Verwaltungsgebühren oder Instandhaltungsrücklagen.

Seit der Reform des Rechts der Wohnungseigentümergemeinschaften zum 1.12.2020 gilt: Vermieter müssen bei der Nebenkostenabrechnung für eine vermietete Eigentumswohnung grundsätzlich die gleichen Umlageschlüssel nutzen, die auch in der internen Abrechnung der Eigentümergemeinschaft verwendet wurden. Allerdings können Mieter und Vermieter im Mietvertrag etwas Abweichendes vereinbaren (§ 556a Abs. 3 BGB).

Ein weiterer häufiger Fehler ist das doppelte Ansetzen von Kostenanteilen. Manchmal wird zum Beispiel der Arbeitslohn des Hausmeisters aufgeführt und es werden zusätzlich die Kosten der Treppenhausreinigung durch den Hausmeister abgerechnet. Dessen Arbeitslohn taucht damit doppelt in der Rechnung auf. Die Kostenanteile für leer stehende Wohnungen im Haus dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung berücksichtigt werden.

Bei den Nebenkosten muss der Vermieter das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Er muss regelmäßig prüfen, ob er gegenüber den Mietern abzurechnende Dienstleistungen vielleicht irgendwo preisgünstiger bekommen kann.

Ein weiterer inhaltlicher Fehler: Der Vermieter berechnet auf eine abgerechnete Kostenposition noch einmal die Mehrwertsteuer. Dies ist unzulässig.

Dies hängt davon ab, wie schwerwiegend der Fehler ist. Manchmal hat der Mieter nur einen Anspruch auf die Berichtigung der einzelnen Kostenposition. Bei größeren Fehlern kann der Mieter auch hier bis zur Erteilung der korrekten Abrechnung ein vorläufiges Zurückbehaltungsrecht an den erhöhten Vorauszahlungen haben (BGH, Az. VIII ZR 245/11).

Wichtig: Der Mieter darf nicht die vom Vermieter verlangte Nachzahlung verweigern, weil die Abrechnung einfache Rechenfehler enthält, die jeder Laie selbst korrigieren kann. Im Zweifel ist eine fachkundige Beratung zu empfehlen.

Ist eine Nebenkostenabrechnung fehlerhaft und wird eine Nachzahlung gefordert, gelten die folgenden Regeln:

1. Mieter müssen nur korrekt berechnete Nachzahlungen leisten.
2. Ein Widerspruch ist innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der Abrechnung möglich (§ 556 Abs. 3 BGB).
3. Bis zur Klärung sollte die Nachzahlung unter Vorbehalt gezahlt werden, um Mahnungen oder eine Kündigung zu vermeiden.

Tipp: Eine Nachzahlung unter Vorbehalt wird wie folgt gemacht. Im Verwendungszweck der Überweisung wird eingetragen: Nachzahlung für Betriebskostenabrechnung [Kalenderjahr] - UNTER VORBEHALT DER ÜBERPRÜFUNG

Möchten Sie als Mieter einer Betriebskostenabrechnung widersprechen, empfiehlt es sich, dies schriftlich und vorzugsweise per Einschreiben mit Rückschein zu tun. Dabei sollten Sie genau erläutern, warum Sie die Abrechnung für fehlerhaft halten. Sie sollten also die Fehler nennen, die Sie bei Ihrer Überprüfung entdeckt haben. Bleiben Sie jedoch immer höflich. Häufig sind Fehler keine böse Absicht. Bitten Sie den Vermieter unter Fristsetzung (z. B. 4 Wochen) entweder zunächst um Stellungnahme oder gleich um eine berichtigte Abrechnung.

Fehler in Nebenkostenabrechnungen kommen häufig vor. Ist keine Einigung mit dem Vermieter zu erzielen, kann Ihnen ein Fachanwalt für Mietrecht helfen, die Abrechnung zu prüfen und die richtigen Schritte einzuleiten.