Nebenkostenabrechnung: Was muss drinstehen?

16.02.2018, Redaktion Anwalt-Suchservice / Lesedauer ca. 5 Min. (1883 mal gelesen)
Nebenkostenabrechnung: Was muss drinstehen? © Bu - Anwalt-Suchservice

Jedes Jahr aufs Neue finden Mieter die Jahresabrechnung über ihre Mietnebenkosten im Briefkasten. Nicht immer ist diese korrekt. Was darf der Vermieter tatsächlich abrechnen und bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?

Mieterverbände erklären gerne, dass eine Vielzahl der alljährlichen Nebenkostenabrechnungen für deutsche Mieter-Haushalte falsch sind. Tatsächlich werden eine Menge Fehler gemacht: Dies reicht vom einfachen Rechenfehler über fehlende Angaben bis zu nicht nachvollziehbaren Zahlenwerken. Denn: Der Mieter muss nachvollziehen können, was abgerechnet wird. Oft werden auch Positionen abgerechnet, die der Vermieter den Mietern gar nicht in Rechnung stellen darf. Oder es werden Fristen nicht eingehalten, so dass rein rechtlich keine Nachzahlung mehr verlangt werden dürfte.

Was ist der Sinn und Zweck der Nebenkostenabrechnung?


Die Nebenkosten von Mietwohnungen bezeichnet man oft als die “Zweite Miete” – nicht ohne Grund, denn sie sind in den letzten Jahren zu einem erheblichen Kostenfaktor geworden. Die Mietnebenkosten sind ein häufiger Streitpunkt zwischen den Mietvertragsparteien. Allerdings hat der Gesetzgeber im Bürgerlichen Gesetzbuch und in der Betriebskostenverordnung Regeln geschaffen, die die Abrechnung der Nebenkosten und ihre Umlage auf die Mieter im Mehrfamilienhaus betreffen. Für Mieter ist die jährliche Nebenkostenabrechnung ein wichtiges Kontrollinstrument: Sie gibt ihnen einen Überblick über die Kosten, die das Haus insgesamt verursacht hat, und zeigt exakt die Nebenkosten für die einzelne Mietwohnung auf.

Alle Jahre wieder: Die Nebenkostenabrechnung


Üblicherweise ist im Mietvertrag geregelt, dass die Mieter die Nebenkosten der Wohnung – oft auch Betriebskosten genannt – zu übernehmen haben. Das gängige Verfahren ist, dass die Mieter eine monatliche Vorauszahlung leisten. Der Vermieter muss dabei teilweise in Vorleistung gehen, was zum Beispiel Nachzahlungen von verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie etwa Wasserverbrauch oder Heizkosten anbelangt. Im Rahmen der Jahresabrechnung ermittelt der Vermieter dann die tatsächlich angefallenen Kosten und erstattet den Mietern entweder ein Guthaben oder verlangt eine Nachzahlung. Im Anschluss daran kann eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlung in beide Richtungen durchgeführt werden. Besonders wichtig in der Nebenkostenabrechnung ist die Auflistung aller Kostenpositionen. Handelt es sich um ein Mehrfamilienhaus, muss der Vermieter die Nebenkosten des gesamten Gebäudes gerecht auf die einzelnen Mietparteien verteilen. Dabei spricht man von der "Umlage" der Nebenkosten. Auch diese ist gesetzlich geregelt, etwa in der Heizkostenverordnung. Für die einzelnen Kostenpositionen können unterschiedliche Umlageschlüssel zur Anwendung kommen, die ebenfalls aus der Abrechnung erkennbar sein müssen.

Welche Nebenkosten können abgerechnet werden?


Die Betriebskostenverordnung listet auf, welche Arten von Nebenkosten dem Mietrecht entsprechend abgerechnet oder "auf den Mieter umgelegt" werden können. Faustregel: Es müssen laufende Kosten sein, also Beträge, die nicht nur einmalig anfallen. Beispiel: Das einmalige Fällen eines morschen Baumes gehört nicht dazu. Das alljährliche Zurückschneiden von Bäumen durch einen Gartenbaubetrieb jedoch schon.
Zu den umlagefähigen Betriebskosten laut Betriebskostenverordnung zählen die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung, des Abwassers, die Heizkosten (bzw. die Kosten für Wärmelieferung), die Kosten für Warmwasser, den Aufzug, die Straßenreinigung und die Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, Gartenpflege, Beleuchtung von Treppenhaus und anderen Gemeinschaftsräumen, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart, einer Gemeinschafts-Antennenanlage oder einer Breitband-Verteileranlage, von Einrichtungen für die Wäschepflege und die sonstigen Betriebskosten. Unter dem letzten Punkt darf der Vermieter nicht einfach alles abrechnen, was ihm gerade einfällt – hier gibt es Einschränkungen. So muss im Mietvertrag geregelt sein, was damit gemeint ist. Ein Beispiel wäre die Wartung von Rauchwarnmeldern.

Welche Kosten dürfen dem Mieter nicht in Rechnung gestellt werden?


Der Vermieter darf dem Mieter keine Verwaltungskosten berechnen, auch nicht die von ihm selbst geleistete Verwaltungsarbeit. Falls der Vermieter ein Unternehmen ist, darf dieses auch die Kosten für eine Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer nicht auf die Mieter abwälzen. Auch die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung haben nichts in der Abrechnung zu suchen. Mit Instandhaltung sind laufende Arbeiten gemeint, um die Mietwohnungen und das Haus zu erhalten, mit Instandsetzung einzelne Reparaturen. Es gibt eine große Anzahl von Gerichtsurteilen, nach denen weitere Kostenpositionen nicht umlagefähig sind, etwa Kontoführungsgebühren, Darlehenszinsen, Porto-und Telefonkosten, Versicherungen gegen Mietausfall, Rechtsschutzversicherung sowie Nebenkostenanteile für leer stehende Wohnungen. Besondere Vorsicht ist bei vermieteten Eigentumswohnungen geboten. Vermieter kommen hier leicht in Versuchung, dem Mieter einfach das von der Verwaltung berechnete "Hausgeld" weiterberechnen. Aber: Diese Abrechnung der Verwaltung ist für den Eigentümer gedacht und enthält immer Positionen, die der Mieter nicht bezahlen muss, zum Beispiel Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen.

Wie muss der Vermieter die Kosten aufschlüsseln?


Der Mieter muss aus der Abrechnung eindeutig erkennen können, auf welche Wohnung und auf welchen Abrechnungszeitraum diese sich bezieht. Aufgelistet werden müssen grundsätzlich die Kosten für die einzelnen Positionen für das gesamte Haus. Dann ist der Kostenanteil für die Wohnung des Mieters herauszurechnen. Der dabei verwendete Umlage- oder Verteilerschlüssel ist anzugeben. Dies kann die Fläche der Wohnungen in Quadratmeter sein oder der individuelle gemessene Verbrauch. Vom so ermittelten Kostenanteil des Mieters sind dann die im jeweiligen Zeitraum gezahlten Vorauszahlungen abzuziehen. Schließlich ergibt sich, ob der Mieter nachzahlen muss oder eine Erstattung bekommt. Alle diese Berechnungen müssen übersichtlich sein. Auch nicht juristisch oder betriebswirtschaftlich gebildete Menschen müssen sie nachvollziehen können. Die Heizkostenabrechnung findet sich meist auf einem Extrablatt.

Welche Anforderungen an die Abrechnung gehen dem Bundesgerichtshof zu weit?


2016 hat sich der Bundesgerichtshof mit einem Fall befasst, bei dem es um eine Wohnanlage mit mehreren Häusern ging, die einen zentralen Müllplatz und eine zentrale Heizstation besaßen. Der Vermieter hatte hier bei der Abrechnung zunächst die Gesamtkosten der ganzen Wohnanlage nach Quadratmetern auf die einzelnen Gebäude verteilt. Er hatte diesen Rechenschritt jedoch nicht erläutert, sondern einfach die so ermittelten Gesamtkosten des einzelnen Gebäudes als “Gesamtkosten” angegeben. Natürlich ließ sich nun dieser Betrag nicht mehr anhand der Abrechnungsbelege der Versorgungsunternehmen nachvollziehen. Der Bundesgerichtshof hat dazu entschieden, dass es völlig ausreichend ist, wenn der Vermieter in solchen Fällen nur die Gesamtkosten des jeweiligen einzelnen Gebäudes angibt. Auch die Rechenschritte, mit denen er die Gesamtkosten des einzelnen Gebäudes bestimmt hat, muss der Vermieter nicht angeben (Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VIII ZR 93/15).

Was ist die Einjahresfrist?


Der Vermieter ist gesetzlich verpflichtet, dem Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres zukommen zu lassen. Die Betriebskostenabrechnung für das Kalenderjahr 2017 muss dem Mieter also bis 31.12.2018 zugehen. Wenn der Vermieter diesen Termin verpasst, kann er keine Nebenkostennachzahlung mehr verlangen. Ausnahme: Der Vermieter ist selbst nicht für die Verspätung verantwortlich, weil zum Beispiel ein Versorgungsunternehmen zu spät abgerechnet hat. Keine Auswirkungen hat die Fristversäumnis des Vermieters auf Forderungen des Mieters: Ein Guthaben muss der Vermieter diesem trotzdem auszahlen.

Was gilt für die Abrechnung nach dem Auszug?


Wird das Mietverhältnis beendet, ändert dies nichts an der gesetzlichen Abrechnungsfrist. Denn schließlich kann der Vermieter selbst auch erst dann abrechnen, wenn er die Abrechnungen der verschiedenen Zulieferer (beispielsweise Wasserwerk, städtische Müllentsorgung, Brennstofflieferant) erhalten hat. Der Vermieter kann sich also trotzdem bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit nehmen.

Wie kann ich als Mieter gegen die Abrechnung vorgehen?


Nach Erhalt der Abrechnung ist es innerhalb eines Zeitraumes von 12 Monaten grundsätzlich möglich, Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung geltend zu machen – danach geht nichts mehr. Allerdings darf man dies nicht so verstehen, dass man sich als Mieter nun mit der Prüfung der Abrechnung 12 Monate Zeit lassen kann. Denn: Gerichtsurteile besagen, dass der Mieter die Abrechnung innerhalb von vier Wochen prüfen und in der Regel auch die Nachzahlung überweisen muss. Wenn er Vorbehalte hat, muss er diese dann auch geltend machen. Zahlt er ohne Vorbehalt, akzeptiert er die Abrechnung so wie sie ist.

Weiterführende Infos:

Wie lege ich Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung ein und was muss ich dabei beachten?

(Ma)



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