Nebenkostenabrechnung: Was muss drinstehen?

08.04.2020, Redaktion Anwalt-Suchservice / Lesedauer ca. 6 Min. (2843 mal gelesen)
Nebenkostenabrechnung,Geld Jahresabrechnung der Nebenkosten: Genaues Prüfen zahlt sich aus. © Bu - Anwalt-Suchservice

Jedes Jahr wieder finden Mieter die Jahresabrechnung über ihre Mietnebenkosten im Briefkasten. Diese ist jedoch nicht immer korrekt. Was darf der Vermieter abrechnen und bis wann muss er dies tun?

Mieterverbände betonen immer wieder, dass viele der alljährlichen Nebenkostenabrechnungen für deutsche Mieter-Haushalte nicht korrekt sind. In vielen Fällen stimmt das. Die Fehler reichen vom einfachen Rechenfehler über fehlende Angaben bis zu nicht nachvollziehbaren Zahlenwerken. Denn: Der Mieter muss in der Lage sein, nachzuvollziehen, was abgerechnet wird. Nicht selten werden auch Posten abgerechnet, die der Vermieter seinen Mietern gar nicht in Rechnung stellen darf. Es kommt auch vor, dass Fristen nicht eingehalten werden, so dass der Vermieter rein rechtlich gar keine Nachzahlung mehr verlangen dürfte.

Was ist der Sinn und Zweck der Nebenkostenabrechnung?


Die Nebenkosten von Mietwohnungen nennt man oft auch die ”Zweite Miete” – nicht ohne Grund: Sie sind in den letzten Jahren zu einem immer größeren Kostenfaktor geworden. Natürlich sind sie auch ein häufiger Streitpunkt zwischen den Mietvertragsparteien. Der Gesetzgeber hat im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) und in der Betriebskostenverordnung Vorschriften geschaffen, um die Abrechnung der Nebenkosten und ihre Umlage auf die Mieter im Mehrfamilienhaus zu regeln. Für Mieter stellt die jährliche Nebenkostenabrechnung ein wichtiges Kontrollinstrument dar. Sie ermöglicht ihnen einen Überblick über die Kosten, die für das Haus insgesamt entstanden sind und schlüsselt die Nebenkosten für die einzelne Mietwohnung auf.

Alle Jahre wieder: Die Nebenkostenabrechnung


Im Mietvertrag ist üblicherweise festgelegt, dass die Mieter die Nebenkosten der Wohnung – oft auch Betriebskosten genannt – übernehmen müssen. Meist müssen die Mieter eine monatliche Vorauszahlung leisten. Auf der anderen Seite muss der Vermieter ebenfalls zum Teil in Vorleistung gehen, weil beispielsweise Nachzahlungen von verbrauchsabhängigen Nebenkosten wie etwa Wasserverbrauch oder Heizkosten fällig werden. Bei der Jahresabrechnung stellt der Vermieter dann die tatsächlich angefallenen Kosten fest. Entweder erstattet er den Mietern dann ein Guthaben oder er fordert eine Nachzahlung. Danach kann eine Anpassung der monatlichen Vorauszahlungen in beide Richtungen stattfinden.

Ein besonders wichtiger Punkt in der Nebenkostenabrechnung ist die Auflistung aller Kostenpositionen. Bei einem Mehrfamilienhaus muss der Vermieter die Nebenkosten des ganzen Gebäudes gerecht auf die einzelnen Mietparteien verteilen. Man spricht hier auch von der "Umlage" der Nebenkosten. Wie diese stattzufinden hat, ist ebenfalls gesetzlich festgelegt, etwa in der Heizkostenverordnung. Für die einzelnen Kostenpositionen können unterschiedliche Umlageschlüssel genutzt werden. Welche dies sind, muss ebenfalls aus der Abrechnung hervorgehen.

Welche Nebenkosten kann der Vermieter abrechnen?


Welche Arten von Nebenkosten der Vermieter abrechnen oder "auf den Mieter umlegen" darf, listet die Betriebskostenverordnung auf. Die Faustregel dafür lautet: Es müssen laufende Kosten sein. Gemeint sind hier also Beträge, die nicht nur einmalig, sondern regelmäßig anfallen. Beispiel: Das einmalige Fällen eines morschen Baumes gehört nicht zu den Betriebskosten. Das alljährliche Zurückschneiden von Bäumen durch einen Gartenbaubetrieb gehört jedoch dazu.

Zu den umlagefähigen Betriebskosten gehören die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung, des Abwassers, die Heizkosten (bzw. die Kosten für Wärmelieferung), die Kosten für Warmwasser, den Aufzug, die Straßenreinigung und die Müllabfuhr, die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, die Gartenpflege, die Beleuchtung von Treppenhaus und anderen Gemeinschaftsräumen, die Schornsteinreinigung, die Sach- und Haftpflichtversicherung, den Hauswart, den Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitband-Verteileranlage, von Einrichtungen für die Wäschepflege und die sonstigen Betriebskosten. Der letzte Punkt bereitet oft Probleme. Hier darf der Vermieter nicht einfach alles abrechnen, was ihm gerade in den Sinn kommt. Im Mietvertrag muss näher geregelt sein, was damit gemeint ist. Ein Beispiel ist die Wartung von Rauchwarnmeldern.

Welche Kosten dürfen dem Mieter nicht in Rechnung gestellt werden?


Nicht berechnen darf der Vermieter dem Mieter zum Beispiel Verwaltungskosten für die Immobilie, auch nicht für die von ihm selbst geleistete Verwaltungsarbeit. Ist der Vermieter ein Unternehmen, darf dieses auch die Kosten für eine Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer nicht auf die Mieter umlegen. Ebenso haben die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung nichts in der Nebenkostenabrechnung zu suchen. Unter Instandhaltung versteht man laufende Arbeiten, um die Mietwohnungen und das Haus zu erhalten, mit Instandsetzung sind einzelne Reparaturen gemeint, wenn etwas kaputt gegangen ist.

Eine Vielzahl von Gerichtsurteilen erklärt weitere Kostenpositionen für nicht umlagefähig. Dazu gehören beispielsweise Kontoführungsgebühren, Darlehenszinsen, Porto-und Telefonkosten, Versicherungen gegen Mietausfall, eine Rechtsschutzversicherung sowie Nebenkostenanteile für leer stehende Wohnungen.

Besondere Vorsicht ist am Platze bei vermieteten Eigentumswohnungen in einer Eigentümergemeinschaft. Hier kommen Vermieter leicht in Versuchung, dem Mieter einfach das von der Verwaltung berechnete "Hausgeld" oder "Wohngeld" weiterzuberechnen. Aber: Diese Abrechnung der Verwaltung ist allein für den Eigentümer gedacht. Sie enthält immer auch Positionen, die der Mieter nicht bezahlen muss, wie etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen. Hier muss der Vermieter also "in den sauren Apfel beißen" und eine eigene Nebenkostenabrechnung ohne diese Positionen aufstellen.

Wie hat der Vermieter die Kosten aufzuschlüsseln?


Aus der Abrechnung muss der Mieter eindeutig erkennen können, auf welche Wohnung und auf welchen Abrechnungszeitraum sich diese bezieht. Der Vermieter muss grundsätzlich die Kosten für die einzelnen Positionen für das gesamte Haus auflisten. Dann ist der jeweilige Kostenanteil für die Wohnung des Mieters herauszurechnen und der dabei verwendete Umlage- oder Verteilerschlüssel anzugeben. Dies kann zum Beispiel die Fläche der Wohnungen in Quadratmeter sein oder der individuell gemessene Verbrauch. Vom so festgestellten Kostenanteil des Mieters müssen dann die im jeweiligen Zeitraum gezahlten Vorauszahlungen abgezogen werden. Im Ergebnis stellt sich heraus, ob der Mieter nachzahlen muss oder eine Erstattung bekommt.
Natürlich müssen alle diese Berechnungen übersichtlich sein. Sie müssen auch für nicht juristisch oder betriebswirtschaftlich gebildete Menschen nachvollziehbar sein. Die Heizkostenabrechnung wird oft auf einem Extrablatt vorgenommen.

Welche Anforderungen an die Abrechnung gehen dem Bundesgerichtshof zu weit?


2016 beschäftigte sich der Bundesgerichtshof mit einem Fall, bei dem es um eine Wohnanlage mit mehreren Häusern ging. Diese hatten einen zentralen Mülltonnenplatz und eine zentrale Heizstation. Bei der Abrechnung hatte der Vermieter zunächst die Gesamtkosten der gesamten Wohnanlage nach Quadratmetern auf die einzelnen Gebäude aufgeteilt. Diesen Rechenschritt hatte er jedoch nicht erläutert, sondern einfach die so ermittelten Gesamtkosten des einzelnen Gebäudes als ”Gesamtkosten” angegeben. Dieser Betrag ließ sich bei einer Einsichtnahme von Mietern natürlich nicht mehr anhand der Abrechnungsbelege der Versorgungsunternehmen nachvollziehen. Dazu hat der Bundesgerichtshof entschieden, dass es in solchen Fällen ausreicht, wenn der Vermieter lediglich die Gesamtkosten des jeweiligen einzelnen Gebäudes angibt. Er muss auch die Rechenschritte, mit denen er auf die Gesamtkosten des einzelnen Gebäudes gekommen ist, nicht angeben (Urteil vom 20. Januar 2016, Az. VIII ZR 93/15).

Was ist die Einjahresfrist?


Der Vermieter muss dem Mieter laut Gesetz die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres zukommen lassen. Die Abrechnung für das Kalenderjahr 2019 muss dem Mieter also bis 31.12.2020 zugehen. Verpasst der Vermieter diesen Termin, kann er keine Nebenkostennachzahlung mehr fordern. Ausnahme: Der Vermieter ist selbst nicht für die Verspätung verantwortlich. Dies kann der Fall sein, wenn zum Beispiel ein Versorgungsunternehmen zu spät abgerechnet hat. Ein Guthaben des Mieters muss der Vermieter diesem übrigens trotz Fristversäumnis auszahlen. Hier handelt es sich nicht um eine Verjährungsfrist, die alle Ansprüche erlöschen lässt.

Was gilt für die Abrechnung nach dem Auszug?


Das Ende des Mietvertrages ändert nichts an der gesetzlichen Abrechnungsfrist. Schließlich kann der Vermieter selbst auch erst dann abrechnen, wenn er die Abrechnungen der verschiedenen Zulieferer (beispielsweise Wasserwerk, städtische Müllentsorgung, Brennstofflieferant) bekommen hat. Der Vermieter hat also trotzdem bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit.

Wie kann ich als Mieter gegen die Abrechnung vorgehen?


Nach Erhalt der Abrechnung kann der Mieter grundsätzlich innerhalb eines Zeitraumes von 12 Monaten Einwände gegen die Nebenkostenabrechnung geltend machen – danach geht nichts mehr. Allerdings ist dies nicht so zu verstehen, dass man als Mieter nun für die Prüfung der Abrechnung 12 Monate Zeit hat. Gerichtsurteile besagen, dass der Mieter die Abrechnung innerhalb von vier Wochen prüfen und in der Regel auch die Nachzahlung überweisen muss. Hat er Vorbehalte, muss er diese dann auch geltend machen. Wenn er ohne Vorbehalt zahlt, akzeptiert er dadurch die Abrechnung, so wie sie ist.

Keine Zahlung ohne Leistung


Und noch ein Urteil vom Amtsgericht Gelsenkirchen: Bringt ein Mieter vor, dass Leistungen aus der Nebenkostenabrechnung gar nicht erbracht worden sind, kann er die Abrechnung reklamieren, ohne erst beim Vermieter Einsicht in die Abrechnungsbelege zu nehmen. Werden beispielsweise Kosten für Hausmeistertätigkeiten, Dachrinnenreinigung, Ungezieferbeseitigung und die Hausreinigung abgerechnet, hat der Mieter aber noch nie einen Hausmeister oder Handwerker zu Gesicht bekommen, ist es schlicht irrelevant, was der Vermieter für Belege von Dienstleistern abgeheftet hat. Das Gericht stellte klar: Nebenkosten dürfen nur geltend gemacht werden, wenn die entsprechenden Leistungen auch wirklich erfolgt sind (Amtsgericht Gelsenkirchen, Urteil vom 22.8.2019, Az. 201 C 229/19).

Praxistipp


Haben Sie als Mieter Zweifel an Ihrer Nebenkostenabrechnung? Dann können Sie diese von einem Fachanwalt für Mietrecht prüfen lassen. Dieser wird mögliche Fehler finden und kann Ihnen helfen, die Abrechnung anzufechten.

Weiterführende Infos:

Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung

(Ma)



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