Betriebskosten: Welche Kostenarten müssen Mieter zahlen?

Wenn ein Vermieter seinem Mieter oder seinen Mietern die Betriebskosten bzw. Nebenkosten einer Mietwohnung auferlegen möchte, ist eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag notwendig. In der Regel wird dabei heute eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung vereinbart. Dann wird nach der gesetzlich vorgeschriebenen jährlichen Abrechnung ein Guthaben oder eine Nachzahlung fällig. Erlaubt, aber unüblich ist auch eine monatliche Nebenkostenpauschale, mit der dann die Betriebskosten abgegolten sind. Dann ist keine Jahresabrechnung erforderlich. Auch eine Teilinklusivmiete ist möglich. Diese enthält dann die nicht verbrauchsabhängigen Betriebskosten. Der Vermieter muss über die verbrauchsabhängigen Kosten extra abrechnen.

Bei den Nebenkosten einer Wohnung wird zwischen "kalten" und "warmen" Kosten unterschieden. Die warmen Nebenkosten entstehen für Heizung und Warmwassererzeugung. Die kalten sind alle anderen: Zum Beispiel Grundsteuer, Kaltwasser und Abwasser, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudeversicherung und Gartenpflege.

Welche Kostenarten ein Vermieter seinen Mietern auferlegen darf, ist in der Betriebskostenverordnung geregelt. Diese zählt 16 Kostenarten auf, von der Grundsteuer bis zu den Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege. Allerdings gibt es – wenig überraschend – einen Punkt, der immer wieder für Unsicherheit sorgt: Nr. 17, die "sonstigen Betriebskosten".

Als "sonstige Betriebskosten" darf der Vermieter nicht einfach alles abrechnen, was bei den anderen Kostenpositionen nicht mehr hineingepasst hat. Aufgenommen werden dürfen hier nur Positionen, die durch das Eigentum an der Immobilie und dem Grundstück oder durch ihren Gebrauch entstanden sind und die – besonders wichtig – laufend anfallen. In aller Regel gehören die Kosten für eine nur einmal anfallende Arbeit nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Dies gilt im Übrigen für alle Betriebskostenarten.

Beispiel: Unter Nr. 9 in der Aufzählung der Betriebskostenverordnung findet sich die Position "die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung". Wenn nun eine regelmäßige Ungezieferbekämpfung einmal im Jahr nötig ist, damit keine Ameisenheere durch die Wohnungen marschieren, handelt es sich um regelmäßig anfallende Kosten. Diese sind umlagefähig. Muss aber nur in einem Einzelfall mal ein Wespennest entfernt werden, kann der Vermieter die Kosten nicht auf die Mieter umlegen.

Wichtig: Die Umlage von sonstigen Betriebskosten muss im Mietvertrag vereinbart sein. Dabei muss genau aufgezählt werden, um welche Kostenarten es sich handelt.

Beispiele für anerkannte sonstige Betriebskosten:

- regelmäßige Dachrinnenreinigung,
- Wartung einer Brandmeldeanlage,
- Wartung von Feuerlöschern,
- Wartung von Sprinkleranlagen,
- Wartung von Doppelparkern in der Tiefgarage,
- Wartung von Rauchmeldern.

Zu dieser Frage hat der Bundesgerichtshof entschieden. Dabei ging es um einen morschen Baum, der gefällt werden musste. Zuvor waren die Gerichte überwiegend der Ansicht gewesen, dass dies eine Einzelaktion sei – und nicht umlagefähig im Rahmen der Gartenpflegekosten (Nr. 10 in der BetrKV).

Im konkreten Fall hatte eine Mieterin die Kosten nicht zahlen wollen: Ihr Anteil an der Baumfällaktion hätte 415 Euro betragen. Dazu hat der BGH entschieden: Die Betriebskostenverordnung spreche von der "Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen". Darunter fielen auch einzelne Bäume. Eine Erneuerung setze die vorherige Entfernung des Baumes voraus. Es gehöre nun einmal zur Gartenpflege dazu, dass je nach Bedarf ganz unterschiedliche Kosten anfielen.

Auch eine einmalige Baumfällaktion gehöre daher zu den regelmäßig anfallenden Gartenpflegekosten. Mieter müssten mit solchen Aktionen auch rechnen. Daher durfte der Vermieter in diesem Fall insgesamt 2.500 Euro zusätzlich auf die Mieter umlegen (Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).

KEINE umlagefähigen Betriebskosten sind laut Betriebskostenverordnung:

- Verwaltungskosten,
- Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten.

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind Kosten, welche aufgewendet werden müssen, um das Mietobjekt weiter bestimmungsgemäß nutzen zu können. Dabei geht es also darum, die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel zu beseitigen. Dies schließt Reparaturen ein. Diese Kosten können also nicht umgelegt werden!
Einige Beispiele:

- Wartung der Heizungsanlage: umlagefähig.
- Reparatur der defekten Heizung: nicht umlagefähig.
- Jährliche Dachrinnenreinigung: umlagefähig.
- Einmalige Dachrinnenreinigung: nicht umlagefähig.
- Reparatur der Dachrinne nach einem Sturmschaden: nicht umlagefähig.
- Treppenhausreinigung: umlagefähig.
- Neuanstrich des Treppenhauses: nicht umlagefähig.

Vermieter dürfen Betriebskosten nicht doppelt abrechnen. Dies kann leichter passieren, als man denkt. Beispiel: Die Heizkostenabrechnung enthält häufig Kosten für die Wartung der Heizanlage. Angenommen, diese wird durch den Hausmeister durchgeführt. Dessen Arbeitslohn wird in der Betriebskostenabrechnung aber ebenfalls auf die Mieter umgelegt. Damit stehen die Arbeitskosten für die Heizungswartung nun doppelt auf der Rechnung. So etwas ist nicht zulässig. Diese Arbeitskosten müssten also zum Beispiel aus der Heizungswartung herausgerechnet werden. Beim Hausmeister besteht die Gefahr einer doppelten Abrechnung auch dann, wenn dieser den Garten pflegt und das Treppenhaus reinigt.

Angestellte bekommen unter Umständen nicht nur Lohn, sondern auch sogenannte ortsübliche Gratifikationen. Dies fördert die Motivation! Sind diese Goodys vor Ort allgemein üblich, darf der Vermieter sie zusätzlich zum normalen Arbeitslohn des Hausmeisters ebenfalls auf die Mieter umlegen. Beispiel Bayern: Hier erlaubte das Amtsgericht München einem Vermieter, den Hausmeister alljährlich auf Kosten der Hausbewohner zu einer Maß Bier und einem halben Hähnchen auf dem Oktoberfest einzuladen (Urteil vom 8.01.2007, Az. 424 C 22865/06).

Betriebskosten, die für leer stehende Wohnungen im Mehrfamilienhaus anfallen, können nicht auf die Mieter der bewohnten Wohnungen im gleichen Haus verteilt werden. Dies gilt auch, wenn diese Kosten nach der Wohnfläche aufgeteilt werden (Bundesgerichtshof, Urteil vom 31.05.2006, Az. VIII ZR 159/05).

Porto- und Telefonkosten des Vermieters sind keine umlagefähigen Betriebskosten. Dies gilt auch für Bankgebühren und Darlehenszinsen.
Bei Versicherungen hängt es von deren Gegenstand ab: Bezahlen müssen Mieter die Kosten für die Gebäudeversicherung und die Vermieter-Haftpflichtversicherung. Nicht umlagefähig sind dagegen die Kosten für eine Versicherung gegen Mietausfall, eine Rechtsschutzversicherung oder eine Hausratsversicherung.

Vermieter müssen beim Abschluss von Verträgen, welche die Höhe der Betriebskosten der Immobilie beeinflussen, das Gebot der Wirtschaftlichkeit beachten. Sie dürfen daher eine Leistung nicht einfach ohne Kostenvergleich beim teuersten Anbieter beziehen. Will ein Mieter aus diesem Grund Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung geltend machen, muss er jedoch den Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot beweisen.

Mieter haben nach § 556 Abs. 4 BGB ein Recht auf Einsichtnahme in die Belege des Vermieters, also die Rechnungen der einzelnen Zulieferer und Versorgungsbetriebe (Landgericht Heidelberg, Urteil vom 26.11.2010, Az. 5 S 40/10). Dieses Recht ist im Normalfall im Büro des Vermieters auszuüben. Bisher gab es immer wieder Streit um die Frage, wann Mieter eine Zusendung von Belegkopien verlangen dürfen. Nach einer Gesetzesänderung sind Vermieter nun dazu berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen, etwa zum Abruf auf einer Homepage.

Vermieter von Eigentumswohnungen neigen oft dazu, einfach das sogenannte "Hausgeld", welches ihnen die Hausverwaltung in Rechnung stellt, an den Mieter weiterzuberechnen. Nur enthält dieses immer Positionen, die ausschließlich der Eigentümer bezahlen muss und die nicht umlagefähig sind. Dazu gehören etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungs-Rückstellungen. Der Vermieter kommt hier nicht darum herum, eine saubere Abrechnung nur der umlagefähigen Kosten vorzunehmen. Mieter von Eigentumswohnungen sollten ihre Abrechnung besonders aufmerksam prüfen.

Schon längst sind die Betriebskosten zur "zweiten Miete" geworden. Haben Sie den Verdacht, dass Ihr Vermieter Kosten abrechnet, die er gar nicht abrechnen darf? Ein Fachanwalt für Mietrecht kann Sie bei Streitigkeiten um das Thema Betriebskosten beraten und Ihnen das beste Vorgehen empfehlen.