Arbeitsrecht: Wann darf der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen?

Eine Abmahnung ist eine Voraussetzung für eine rechtswirksame verhaltensbedingte Kündigung. Verzichten kann der Arbeitgeber auf sie nur, wenn der Verstoß so schwer wiegt, dass eine fristlose Kündigung möglich ist.

Will der Arbeitgeber einem Arbeitnehmer kündigen, weil dieser durch sein Verhalten Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verletzt, hat er ihn grundsätzlich vorher abzumahnen. Das heißt: Er muss ihn auf sein Fehlverhalten hinweisen und ihn zur Änderung seines Verhaltens auffordern. Dies ergibt sich rechtlich aus § 314 Absatz 2 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB).

Diese Regelung betrifft zwar die außerordentliche, fristlose Kündigung. Allerdings ist sie auch auf eine ordentliche, befristete Kündigung anwendbar. Hinzu kommt: Schon der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zwingt den Arbeitgeber dazu, bei einer Kündigung zuerst das mildere Mittel der Abmahnung einzusetzen. Erst bei deren Erfolglosigkeit darf er zum härtesten Mittel greifen und das Arbeitsverhältnis beenden.

Die Abmahnung ist also die Vorstufe zur Kündigung durch den Arbeitgeber. Sie ist grundsätzlich bei einer fristlosen und bei einer befristeten Kündigung aus Verhaltensgründen notwendig. Wird sie vom Beschäftigten ignoriert, indem dieser sein Fehlverhalten fortsetzt, ist sein Arbeitsplatz in Gefahr.

Die Abmahnung muss nicht unbedingt schriftlich stattfinden. Üblich ist dies trotzdem. Schließlich kann der Arbeitgeber sonst im Kündigungsschutzprozess kaum beweisen, dass der Arbeitnehmer abgemahnt wurde und warum. In der Abmahnung muss stehen, welches Fehlverhalten dem Arbeitnehmer vorgeworfen wird. Immerhin muss der oder die Beschäftigte wissen, um welches Fehlverhalten es geht, um sich bessern zu können. Handelt es sich zum Beispiel um Verspätungen oder „Krank-Feiern“, muss das genaue Datum angegeben werden. Bei Verspätungen muss auch die Zeit aufgeführt werden, um die sich der Mitarbeiter verspätet hat.

Dieses Verhalten muss ausdrücklich gerügt werden. Der Arbeitgeber muss in der Abmahnung zum Beispiel darauf hinweisen, dass Pflichten aus dem Arbeitsvertrag verletzt wurden. Er muss den Mitarbeiter in der Abmahnung auch dazu auffordern, das betreffende Verhalten künftig zu ändern oder zu unterlassen.

Zuletzt muss aus der Abmahnung eindeutig hervorgehen, welche Folge es hat, wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht ändert: dass er dann mit der Kündigung rechnen muss. Eine Abmahnung ohne diese Bestandteile ist nicht rechtswirksam und kann nicht als Voraussetzung für eine Kündigung dienen.

Der Arbeitgeber darf nur wegen einer Sache eine Abmahnung aussprechen, auf welche der Arbeitnehmer willentlich Einfluss nehmen kann. Beispiel: Wenn er unpünktlich war, kann er sich zusammenreißen oder einen neuen Wecker kaufen. Es ist seine Entscheidung, ob er gegen ein Alkoholverbot am Arbeitsplatz verstößt oder das Diensthandy für Privatgespräche verwendet.

Der Arbeitnehmer hat jedoch keinen Einfluss darauf, ob er krank wird. Daher kann niemand wegen einer krankheitsbedingten Arbeitsunfähigkeit abgemahnt werden. Eine Abmahnung ist jedoch möglich, wenn der Arbeitnehmer sich nicht rechtzeitig krankmeldet oder seine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht rechtzeitig einreicht. Dabei handelt es sich nämlich wieder um arbeitsvertragliche Pflichten, deren Erfüllung er selbst beeinflussen kann.

Geht es um sehr schwere Verfehlungen, darf der Chef dem Arbeitnehmer grundsätzlich kündigen, ohne ihn zuvor abzumahnen. Mehr dazu hier:
Fristlose Kündigung durch Arbeitgeber: Was müssen Arbeitnehmer beachten?

Insbesondere ist dies der Fall bei Straftaten des Arbeitnehmers zulasten des Arbeitgebers. Dies können zum Beispiel Diebstahl, Unterschlagung oder Betrug sein, durchaus aber auch grobe Beleidigungen von Vorgesetzten oder Kollegen. Ebenso gilt dies für Verhaltensweisen, bei denen der Arbeitnehmer auf keinen Fall mit der Billigung seines Chefs rechnen durfte, wie etwa eine Tätigkeit für die Konkurrenz oder den Verrat von Betriebsgeheimnissen. Es gilt ebenfalls in dem unwahrscheinlichen Fall, dass man davon ausgehen kann, dass eine Abmahnung keinesfalls Erfolg haben wird.

Spricht der Arbeitgeber in diesen Fällen trotzdem eine Abmahnung aus, kann er nicht mehr sofort kündigen. Dann muss er erst einmal abwarten, ob der Arbeitnehmer sein Verhalten nicht doch ändert. Die fristlose Kündigung ist erst möglich, wenn der Arbeitnehmer das nächste Mal gegen den Arbeitsvertrag verstößt – und zwar durch das gleiche Verhalten, wegen dem die Abmahnung erfolgt ist.

Eine Besonderheit gilt bei Bagatelldiebstählen. Das Bundesarbeitsgericht geht davon aus, dass Arbeitgeber ihren Mitarbeitern nach Bagatelldiebstählen nicht immer sofort fristlos kündigen dürfen. Dies gilt insbesondere nach einem langjährigen, problemlosen Arbeitsverhältnis, wenn der Diebstahl als einmaliger „Ausrutscher“ erscheint. Bekannt wurde der vor dem Bundesarbeitsgericht verhandelte Fall „Emmely“, in dem eine Kassiererin zwei Pfandbons im Centbereich hatte mitgehen lassen (Urteil vom 10.6.2010, Az. 2 AZR 541/09). Auch in solchen Fällen ist also erst einmal eine Abmahnung notwendig.

Wird der Chef beleidigt, ist dies in anderem Licht zu sehen, wenn der Hintergrund menschenunwürdige Arbeitsbedingungen sind. Muss eine Mitarbeiterin nach erfolgreicher Kündigungsschutzklage plötzlich in einem verschimmelten Keller zwischen Mäusen bei 11 Grad Celsius Akten sortieren, darf ihr der Chef also auch bei Beleidigungen nicht ohne Abmahnung fristlos kündigen (Landesarbeitsgericht Thüringen, Urteil vom 29.6.2022, Az. 4 Sa 212/13).

Eine Abmahnung sollte unmittelbar nach dem Fehlverhalten stattfinden – am besten innerhalb von zwei Wochen. Zwar gibt es dafür keine gesetzliche Frist. Der Arbeitgeber darf jedoch sogar für eine fristlose Kündigung nur eine zweiwöchige Überlegungsfrist nach § 626 Abs. 2 BGB in Anspruch nehmen. Der Arbeitnehmer muss nach der Abmahnung genug Zeit bekommen, um sein Verhalten zu ändern. Hier geht man in der Regel von vier Wochen aus.

Mancher meint, dass der Arbeitgeber erst nach der dritten Abmahnung kündigen darf. Dies ist ein verbreiteter Rechtsirrtum. Die Anzahl der Abmahnungen, die einer Kündigung vorausgehen müssen, hängt von der Schwere des Verstoßes ab. Bei geringfügigen Verstößen wie etwa Verspätungen um wenige Minuten hat es sich einfach eingebürgert, vor der Kündigung dreimal abzumahnen. Bei schwereren Verstößen kann eine einzige Abmahnung ausreichen. Kündigt der Arbeitgeber bei einem geringfügigen Verstoß schon nach der ersten Abmahnung, hat der Mitarbeiter gute Chancen, die Kündigung vom Arbeitsgericht für unverhältnismäßig und damit für unwirksam erklären zu lassen.

Soll eine Abmahnung in die Personalakte aufgenommen werden, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer vorher anhören. Dieser muss die Möglichkeit haben, seine Sicht der Vorkommnisse zu erläutern. Dieses Anhörungsrecht stammt aus § 82 Absatz 1 Betriebsverfassungsgesetz. Ohne Anhörung muss die Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden.
Wichtig: Auch ohne Anhörung kann die Abmahnung als Vorstufe der Kündigung dienen. Sogar eine mündliche Abmahnung ist prinzipiell wirksam.

Wenn ein Arbeitnehmer wegen eines bestimmten Fehlverhaltens zu häufig abgemahnt wird, z. B. wegen Zuspätkommens, kann die Abmahnung dadurch wertlos werden. In diesem Fall spricht man auch vom Verlust der Warnfunktion, denn es folgen ja keine Konsequenzen. Auch der Zeitfaktor kann eine solche Entwertung zur Folge haben: Wartet der Chef nach einem Pflichtverstoß zu lange mit der Abmahnung, lässt dies womöglich darauf schließen, dass ihm das Thema gar nicht so wichtig ist.

Wenn die Abmahnung gerechtfertigt ist, sollten Sie Ihr Fehlverhalten schlicht abstellen. Erscheint sie nicht gerechtfertigt, können Sie mit Unterstützung des Betriebsrates – soweit vorhanden – an den Arbeitgeber herantreten, damit dieser die Abmahnung zurücknimmt und sie aus der Personalakte entfernt. Dies wird oft jedoch nicht funktionieren. Dann können Sie als Arbeitnehmer verlangen, dass eine von Ihnen selbst verfasste Gegendarstellung mit in die Personalakte aufgenommen wird.
Nicht zuletzt besteht auch die Möglichkeit, vor dem Arbeitsgericht auf die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte zu klagen.

Früher war es gängige Praxis, dass der Arbeitnehmer nach zwei bis drei Jahren die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte fordern konnte – vorausgesetzt, er hatte das abgemahnte Verhalten eingestellt. Seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts von 2012 (Az. 2 AZR 782/11) gilt: Der Arbeitnehmer kann die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nur verlangen, wenn der Chef kein berechtigtes Interesse mehr daran hat, dass diese dort verzeichnet ist.

Der Arbeitnehmer kann grundsätzlich die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte nur im bestehenden Arbeitsverhältnis beanspruchen. Wenn dieses beendet ist, haben Ex-Mitarbeiter zwar einen Anspruch auf Einsicht in ihre vom Ex-Arbeitgeber weiterhin aufbewahrte Personalakte. Sie haben aber keinen Anspruch mehr auf Entfernung einer erteilten Abmahnung aus der Personalakte – nicht einmal, wenn diese zu Unrecht erteilt wurde.

Ausnahme: Wenn es objektive Anhaltspunkte dafür gibt, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmer auch noch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses schaden kann, kann dieser deren Entfernung aus der Personalakte verlangen (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19.4.2012, 2 AZR 233/11).

Wenn Sie von Ihrem Chef abgemahnt wurden, sollten Sie sich sehr genau überlegen, was nun die besten Schritte (und Ihre eigenen Ziele) sind. Wollen Sie diesen Arbeitsplatz auf Dauer behalten? Eine gerichtliche Klage auf Löschung der Abmahnung aus der Personalakte zerstört womöglich das Vertrauensverhältnis zum Arbeitgeber. Ob eine Klage Sinn hat, muss sehr genau im Einzelfall abgewogen werden. Die Antwort hängt zum Beispiel von der Schwere der erhobenen Vorwürfe und von der Art und Größe des Betriebes ab. Ein Fachanwalt für Arbeitsrecht kann Sie dazu sachgerecht beraten.