Nebenkostenabrechnung: Was muss sie konkret beinhalten?

Oft werden die Nebenkosten von Mietwohnungen als "zweite Miete" bezeichnet – nicht ohne Grund. In den letzten Jahren sind sie zu einem immer größeren Kostenfaktor geworden. Daher werden sie auch häufig zu einem Streitpunkt zwischen den Mietvertragsparteien.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) und die Betriebskostenverordnung enthalten Regelungen, die die Abrechnung der Nebenkosten und ihre Umlage auf die Mieter im Mehrfamilienhaus regeln. Für Mieter ist die jährliche Nebenkostenabrechnung ein wichtiges Kontrollinstrument. Sie ermöglicht ihnen einen Überblick über die Kosten, die für das Haus insgesamt entstanden sind. Gleichzeitig schlüsselt sie die Nebenkosten für die einzelne Wohnung auf.

Ja. Wenn der Vermieter die Nebenkosten abrechnen will, muss dies im Mietvertrag klar und verständlich vereinbart sein. Dies umfasst die Art der umlagefähigen Kosten sowie deren Verteilung auf die Mieter.
Einige Vermieter rechnen die Nebenkosten pauschal ab. Üblicher ist es, die tatsächlich entstandenen Kosten zum Beispiel nach Verbrauch oder Wohnfläche auf die Mieter umzulegen. Auf dieser Basis werden dann monatliche Vorauszahlungen gefordert. Ohne explizite Vereinbarung im Mietvertrag können Vermieter keine Nebenkostenabrechnung durchführen.

In der Betriebskostenverordnung ist genau aufgelistet, welche Arten von Nebenkosten der Vermieter abrechnen oder "auf den Mieter umlegen" darf. Faustregel: Es muss sich um laufende Kosten handeln. Die Beträge müssen also regelmäßig und nicht nur einmalig anfallen.
Seit einem Urteil des Bundesgerichtshofes gehört allerdings das einmalige Fällen eines morschen Baumes zu den Gartenpflegekosten und damit zu den Betriebskosten. Mit solchen Notwendigkeiten ist laut BGH im Garten immer zu rechnen (Urteil vom 10.11.2021, Az. VIII ZR 107/20).

Generell zählen zu den umlagefähigen Betriebskosten die Grundsteuer, die Kosten der Wasserversorgung, des Abwassers, die Heizkosten (bzw. die Kosten für Wärmelieferung), die Kosten für Warmwasser, den Aufzug, die Straßenreinigung und die Müllabfuhr, die Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, die Gartenpflege, die Beleuchtung von Treppenhaus und anderen Gemeinschaftsräumen, die Schornsteinreinigung, die Sach- und Haftpflichtversicherung, den Hauswart, den Betrieb einer Gemeinschafts-Antennenanlage oder Breitband-Verteileranlage, von Einrichtungen für die Wäschepflege und die sonstigen Betriebskosten.

Der Punkt "sonstige Betriebskosten" sorgt oft für Probleme. Der Vermieter darf darunter nicht einfach alles abrechnen, was ihm gerade einfällt. Der Mietvertrag muss ausdrücklich regeln, was damit gemeint ist. Typische Positionen für "Sonstiges" sind z. B. die Dachrinnenreinigung, die Wartung einer Entrauchungsanlage oder die Wartung von Rauchmeldern.

Ein häufiger Fehler ist, dass Vermieter ihren Mietern die Verwaltungskosten der Immobilie berechnen. Dies ist unzulässig. Dies gilt auch für die vom Vermieter selbst geleistete Verwaltungsarbeit. Ist der Vermieter ein Unternehmen, darf dieses auch die Kosten für eine Prüfung des Jahresabschlusses durch einen Wirtschaftsprüfer nicht auf die Mieter umlegen. Ebenso haben die Kosten für Instandhaltung und Instandsetzung nichts in der Nebenkostenabrechnung zu suchen. Mit Instandhaltung sind laufende Arbeiten gemeint, um die Mietwohnungen und das Haus zu erhalten. Instandsetzung steht für einzelne Reparaturen, wenn etwas kaputtgegangen ist.

Darüber hinaus gibt es eine Vielzahl von Gerichtsurteilen, die weitere Kostenpositionen für nicht umlagefähig erklären. Dazu gehören etwa Kontoführungsgebühren, Darlehenszinsen, Porto- und Telefonkosten, Versicherungen gegen Mietausfall und eine Rechtsschutzversicherung des Vermieters. Auch Nebenkostenanteile für leer stehende Wohnungen sind nicht umlagefähig.

Besondere Vorsicht ist bei vermieteten Eigentumswohnungen in einer Eigentümergemeinschaft angesagt. Hier kommen Vermieter oft in Versuchung, dem Mieter einfach das von der Verwaltung berechnete "Hausgeld" oder "Wohngeld" weiterzuberechnen. Diese Abrechnung der Hausverwaltung ist jedoch allein für den Eigentümer gedacht. Sie enthält immer Positionen, die Mieter nicht bezahlen müssen, wie etwa Verwaltungskosten oder Instandhaltungsrücklagen. Bei einer Eigentumswohnung muss der Vermieter sich also die Mühe machen, eine eigene Nebenkostenabrechnung ohne diese Positionen zu erstellen.

Aus der Nebenkostenabrechnung müssen Mieter eindeutig ersehen können, auf welche Wohnung und auf welchen Abrechnungszeitraum sich diese bezieht. Der Vermieter muss die Kosten für die einzelnen Positionen für das gesamte Haus auflisten.

Anschließend muss er den Kostenanteil für die Wohnung des einzelnen Mieters herausrechnen und angeben, welchen Umlage- oder Verteilerschlüssel er benutzt hat. Dies kann zum Beispiel die Fläche der Wohnungen in Quadratmetern sein oder der mit Zählern gemessene Verbrauch. Dann sind von dem so festgestellten Kostenanteil des Mieters dessen im Abrechnungszeitraum gezahlte Vorauszahlungen abzuziehen. So stellt sich schließlich heraus, ob der Mieter nachzahlen muss oder eine Erstattung erhält.

Sämtliche Berechnungen müssen übersichtlich sein. Sie müssen auch für nicht juristisch oder betriebswirtschaftlich gebildete Menschen nachvollziehbar sein. Häufig wird die Heizkostenabrechnung auf einem Extrablatt vorgenommen.

Ein Fall vor dem Bundesgerichtshof betraf eine Wohnanlage mit mehreren Häusern. Diese hatten einen zentralen Mülltonnenplatz und eine zentrale Heizstation. Der Vermieter hatte bei der Abrechnung die Gesamtkosten der kompletten Wohnanlage nach Quadratmetern auf die einzelnen Gebäude aufgeteilt. In der Abrechnung hatte er diesen Rechenschritt nicht erläutert, sondern schlicht die so ermittelten Gesamtkosten des einzelnen Gebäudes als "Gesamtkosten" angegeben.

Die Mieter konnten bei einer Einsichtnahme in die Unterlagen diesen Betrag nicht mehr anhand der Abrechnungsbelege der Versorgungsunternehmen nachvollziehen. Nach dem BGH reicht es in solchen Fällen jedoch aus, die Gesamtkosten des jeweiligen einzelnen Gebäudes zu nennen. Der Vermieter muss die Rechenschritte, mit denen er auf die Gesamtkosten dieses Gebäudes gekommen ist, nicht angeben (Urteil vom 20.1.2016, Az. VIII ZR 93/15).

§ 556 Abs. 3 BGB schreibt vor, dass der Vermieter dem Mieter die Nebenkostenabrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres zukommen lassen muss. Die Jahresabrechnung für 2024 müssen Mieter also bis 31.12.2025 erhalten. Verpasst der Vermieter diesen Termin, kann er keine Nebenkostennachzahlung mehr fordern. Ausnahme: Der Vermieter ist nicht selbst für die Verspätung verantwortlich. Dies kann zum Beispiel vorkommen, wenn ein Versorgungsunternehmen zu spät abgerechnet hat oder sich ein Grundsteuerbescheid verzögert. Ergibt sich bei der Abrechnung ein Guthaben des Mieters, muss der Vermieter ihm dieses trotz versäumter Frist auszahlen. Die Abrechnungsfrist ist keine Verjährungsfrist, die alle Ansprüche erlöschen lässt.

Wenn der Vermieter Wohnungseigentümer in einer WEG-Anlage ist, kann er die Nebenkostenabrechnung nur dann rechtzeitig erstellen, wenn er seinerseits seine eigene Abrechnung rechtzeitig vom Hausverwalter der Eigentümergemeinschaft bekommt. Erhält er seine oft als Hausgeld oder Wohngeld bezeichnete Abrechnung verspätet, stellt sich die Frage, ob er die Nebenkosten gegenüber seinem Mieter auch noch nach Ablauf der gesetzlichen Frist abrechnen darf.

Zwar muss der Vermieter nicht für ein Verschulden des Hausverwalters einstehen. Er muss jedoch die Folgen eines eigenen Verschuldens tragen. Kann der Vermieter nicht darlegen und beweisen, dass er an der Verspätung nicht schuld ist, kann er keine Nachzahlung mehr verlangen. Ein Beweis dafür, dass der Vermieter die Verspätung nicht verschuldet hat, wäre zum Beispiel eine nachweisbare (!) Aufforderung an den WEG-Verwalter, ihm die Abrechnungsunterlagen rechtzeitig zukommen zu lassen.

Kann der Vermieter nachweisen, dass er an der Verspätung keine Schuld trägt, darf er dem Mieter seine Nachzahlung in Rechnung stellen – natürlich auf Grundlage einer sauberen Abrechnung. Auch bei einer Überschreitung der Abrechnungsfrist bleibt der Vermieter dazu verpflichtet, dem Mieter eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen und ein mögliches Guthaben auszuzahlen.

Eine individuelle handschriftliche Vereinbarung des Vermieters mit dem Mieter, nach welcher der Vermieter die Abrechnung erst erstellen muss, wenn er selbst die Hausgeldabrechnung des WEG-Verwalters bekommen hat, ist unwirksam (BGH, Urteil vom 25.1.2017, Az. VII ZR 249/15).

Das Ende eines Mietvertrages ändert nichts an der gesetzlichen Abrechnungsfrist. Der Vermieter kann schließlich erst dann abrechnen, wenn er selbst die Abrechnungen der verschiedenen Zulieferer (beispielsweise Wasserwerk, städtische Müllentsorgung, Brennstofflieferant) bekommen hat. Für die Nebenkostenabrechnung hat er also trotzdem bis zum 31.12. des Folgejahres Zeit.

Mieter haben grundsätzlich nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung 12 Monate Zeit, um Einwände geltend zu machen. Danach geht nichts mehr. Allerdings ist dies nicht so zu verstehen, dass man sich auch mit der Zahlung 12 Monate Zeit lassen kann. Die Zahlung muss innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung erfolgen, wenn die Abrechnung keine offensichtlichen Fehler hat. Sofern diese Zeit zur Prüfung der Abrechnung nicht ausreicht, sollten Mieter nur unter Vorbehalt zahlen. Dann können sie innerhalb der 12-Monats-Frist die Abrechnung prüfen und ggf. zu viel gezahltes Geld zurückverlangen.

Mieter haben das Recht, beim Vermieter Einsicht in die Belege der Zulieferer zu nehmen. Im Normalfall muss diese Einsichtnahme in den Geschäftsräumen des Vermieters erfolgen. Inzwischen haben Vermieter das Recht, die Belege online zur Verfügung zu stellen, etwa zum Abruf auf einer Homepage. Ein Zuschicken von Kopien kann vom Mieter nur im Ausnahmefall (besonders weite Entfernung, keine elektronische Einsichtnahme möglich) verlangt werden – gegen Erstattung angemessener Porto- und Kopierkosten.

Bringt ein Mieter vor, dass Leistungen aus der Nebenkostenabrechnung gar nicht erfolgt sind, kann er die Abrechnung reklamieren, ohne erst beim Vermieter Einsicht in die Abrechnungsbelege zu nehmen. Werden zum Beispiel Kosten für Hausmeistertätigkeiten, Dachrinnenreinigung, Ungezieferbeseitigung und Hausreinigung abgerechnet, hat der Mieter aber noch nie einen Hausmeister oder Handwerker zu Gesicht bekommen, ist es schlicht irrelevant, was der Vermieter für Belege von Dienstleistern gesammelt hat. Das Amtsgericht Gelsenkirchen hat entschieden: Nebenkosten dürfen nur geltend gemacht werden, wenn die jeweiligen Leistungen tatsächlich erfolgt sind (Urteil vom 22.8.2019, Az. 201 C 229/19).

Ja. Wenn der Vermieter es versäumt, die Nebenkostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter fristgerecht zuzuschicken, kann der Mieter sein gesetzliches Recht auf eine korrekte Abrechnung vor Gericht einklagen.

Für die meisten Mieter ist die Nebenkostenabrechnung ein Brief mit sieben Siegeln. Häufig mangelt es an Übersichtlichkeit, oft auch an der inhaltlichen Richtigkeit. Haben Sie als Mieter Zweifel daran, dass Ihre Nebenkostenabrechnung korrekt ist? Dann können Sie diese von einem Fachanwalt für Mietrecht überprüfen lassen. Dieser wird mögliche Fehler finden und kann Ihnen beim Anfechten der Abrechnung helfen.