Wann darf der Arbeitgeber eine Urlaubssperre verhängen?

Endlich ist Urlaubszeit! Das ganze Jahr über hat man sich auf den Sommerurlaub am Strand oder in den Bergen gefreut, oder auf die lang ersehnte Fernreise. Aber dann verhängt der Chef eine Urlaubssperre.

Bei einer Urlaubssperre untersagt der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern für einen bestimmten Zeitraum, Urlaub zu nehmen. Diese können dann sogar einen schon für diesen Zeitraum genehmigten Urlaub nicht antreten. Zum Mittel der Urlaubssperre greifen Arbeitgeber gerne wegen besonders guter Auftragslage oder engen Terminen. Dies ist allerdings nicht in jedem Fall rechtens. Eine Urlaubssperre darf nur unter ganz bestimmten Voraussetzungen ausgesprochen werden und man muss sie sorgfältig begründen. Hier sehen die Arbeitsgerichte in jedem Einzelfall genau hin. Denn: Nicht jeder größere Auftrag rechtfertigt es gleich, den Arbeitnehmern ihren wohlverdienten Urlaub wegzunehmen.

Wann kann ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?

Grundsätzlich müssen Arbeitgeber die individuellen Wünsche ihrer Arbeitnehmer bezüglich deren gewünschten Urlaubsterminen akzeptieren. Dies geht aus § 7 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz hervor. Aber: Jedem dürfte klar sein, dass nicht alle Mitarbeiter eines Betriebes gleichzeitig in Urlaub fahren können. Irgendwie muss daher eine Auswahl getroffen werden.
Bei der Entscheidung, wer Urlaub bekommt – zum Beispiel in den begehrten Sommerferien – spielen zum Beispiel soziale Aspekte eine Rolle. So können Mitarbeiter mit schulpflichtigen Kindern in den Schulferien bei der Urlaubsvergabe zu bevorzugen sein. Auch ein Partner, der nur zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt Urlaub nehmen kann (wie ein Lehrer) fällt ins Gewicht.
Auf der anderen Seite dürfen jedoch nicht immer die gleichen Personen bevorzugt behandelt werden und in den Sommerferien Urlaub bekommen. Auch der kinderlose Kollege muss mal an der Reihe sein, wenn es ihn denn im Hochsommer zu überfüllten Stränden zieht.
Als ein weiterer Grund für eine Ablehnung des Urlaubs durch den Chef kommen dringende betriebliche Belange in Frage. Was darunter zu verstehen ist, ist für Arbeitgeber selbstverständlich: Ein Großauftrag, ein hoher Krankenstand in Betrieb, Terminprobleme bei einem Auftrag. Aber: Ist das richtig?

Was versteht man unter dringenden betrieblichen Belangen?

Dies sind Umstände, die die Anwesenheit eines bestimmten Arbeitnehmers (oder der Arbeitnehmer insgesamt) im Betrieb zu einer bestimmten Zeit dringend erfordern.
Geht es um einen bestimmten Arbeitnehmer, gilt: Ist dieser ohne Schwierigkeiten durch Kollegen ersetzbar, gilt seine Anwesenheit nicht als dringend erforderlich.
Der Chef hat gute Chancen mit dem Argument der dringenden betrieblichen Belange, wenn wichtige Aufträge zu erledigen sind und viele Arbeitnehmer gleichzeitig erkrankt sind.
Natürlich haben bestimmte Branchen auch saisonbedingt einen extremen Arbeitsanfall – beispielsweise der Einzelhandel zu Weihnachten oder Wirtschaftsprüfer zur Jahresabschluss-Saison. Unter Umständen können diese Betriebe dann in diesem Zeitraum auf keinen einzigen Arbeitnehmer verzichten. Auch hier kann der Arbeitgeber berechtigt sein, eine Urlaubssperre wegen dringender betrieblicher Belange zu verhängen.

Was muss der Arbeitgeber bei einer Urlaubssperre beachten?

Gesetzlich gibt es dazu keine Regelungen. Meist geht man jedoch davon aus, dass der Chef den Mitarbeiter über die Gründe für die Urlaubssperre informieren muss. Hat das Unternehmen einen Betriebsrat, muss der Arbeitgeber auch diesen informieren. Der Grund: Der Betriebsrat hat bei Fragen, die den Urlaub betreffen, ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG).

Wie lange darf eine Urlaubssperre dauern?

Auch zu dieser Frage existiert keine konkrete gesetzliche Vorschrift. Der Chef muss allerdings das Verhältnismäßigkeitsprinzip beachten. Abhängig von der Branche und dem, was jeweils üblich ist, kann eine Urlaubssperre durchaus ein paar Wochen oder ein paar Monate lang andauern. Ist jedoch der Urlaub für den überwiegenden Teil des Jahres blockiert, wird es für die Mitarbeiter unverhältnismäßig. Was der Arbeitgeber tun darf, richtet sich also wieder nach Branche, Unternehmen und Einzelfall.

Wann darf ein genehmigter Urlaub widerrufen werden?

Manchmal entsteht ein Grund für eine Urlaubssperre spontan und ohne große Vorwarnung. Zum Beispiel, wenn bei großem Auftragsvolumen eine Grippewelle über den Betrieb hereinbricht. Meist haben nun für einen solchen Zeitraum bereits einige Arbeitnehmer ihren Urlaub eingereicht und dieser ist auch schon genehmigt worden. Jetzt sieht sich der Arbeitgeber jedoch der Situation gegenüber, dass es ohne diese Arbeitnehmer nicht geht.
Will der Chef bereits genehmigten Urlaub widerrufen, sind strengere Anforderungen zu erfüllen, als bei einer normalen, einfachen Urlaubssperre im Voraus. Der Widerruf eines schon genehmigten Urlaubs ist nämlich nur im absoluten Ausnahmefall zulässig.
Eine solche Ausnahme kann zum Beispiel vorliegen, wenn der Betrieb ohne den betreffenden Arbeitnehmer komplett stillstehen würde. Immerhin besitzt mancher Mitarbeiter besondere Kenntnisse etwa über betriebliche Abläufe oder Maschinenbedienung, ohne die es einfach nicht geht. In solchen Fällen ist allerdings ein Personalengpass allein nicht ausreichend. Es muss schon ein nicht vorhersehbarer Notfall vorliegen.

Was gilt, wenn der Arbeitnehmer seinen Urlaub schon gebucht hat?

Nun kann es natürlich vorkommen, dass der Arbeitnehmer seine Urlaubsreise schon gebucht hat, wenn wegen einer Situation wie oben beschrieben eine Urlaubssperre verhängt wird. In diesem Fall muss ihm das Unternehmen in der Regel den entstandenen Schaden wie etwa die Stornokosten ersetzen. Ruft der Chef ihn sogar aus dem Urlaub zurück, muss der Arbeitgeber auch die Rückreisekosten tragen.
Übrigens: Ein solcher Rückruf aus dem Urlaub darf nur im absoluten Notfall stattfinden, dazu muss schon die Existenz des Betriebes gefährdet sein. Allerdings: Arbeitnehmer müssen grundsätzlich im Urlaub nicht für ihren Chef zu erreichen sein.

Was passiert mit den Urlaubstagen?

Kann der Arbeitnehmer seinen Urlaub wegen dringender betrieblicher Gründe im gleichen Kalenderjahr nicht mehr antreten, kann er ihn auf das nächste Jahr übertragen. Der Urlaub muss dann erneut beantragt und grundsätzlich in den ersten drei Kalendermonaten des neuen Jahres gewährt und genommen werden (§ 7 BUrlG).

Darf man sich selbst beurlauben?

Nein – davon ist unbedingt abzuraten. Erscheint ein Arbeitnehmer einfach nicht im Betrieb und bricht ohne weitere Rücksprache mit dem Chef einfach in den sonnigen Süden auf, weil er sich aus irgendeinem Grund im Recht glaubt, verliert er sehr wahrscheinlich seinen Arbeitsplatz. Denn: Er verletzt die wichtigste Grundpflicht aus seinem Arbeitsvertrag – er verweigert die Arbeit. Erste Regel ist also: Rücksprache mit dem Chef. Auch, wenn man scheinbar im Recht ist, sollte man also nur dann in Urlaub gehen, wenn dies auch vom Arbeitgeber „abgesegnet“ ist.

Urteil: Wie muss der Chef die Urlaubssperre begründen?

Ein Fensterbaubetrieb hatte Betriebsferien ausgerufen und in der Woche zuvor für alle Arbeitnehmer eine Urlaubssperre verhängt. Die Betriebsferien deckten nicht den vollen Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer ab.
Ein Arbeitnehmer, der Vorsitzende des Betriebsrates, beantragte nun während der Woche vor den Betriebsferien zwei Tage Urlaub. Der Arbeitgeber lehnte ab: Es sei unumgänglich, in der Woche vor den Ferien im Betrieb mit voller Personalstärke zu arbeiten. Ansonsten würden Liefertermine nicht eingehalten und es würden Konventionalstrafen fällig, auch Kundenbeziehungen seien gefährdet. Das Unternehmen sei erst vor einem Jahr mit Hilfe eines neuen Gesellschafters aus der Insolvenz geführt worden. Man habe dabei nur soviel Personal behalten, wie unbedingt notwendig.
Der Fall landete vor dem Arbeitsgericht. Dieses erließ eine einstweilige Verfügung, nach welcher der Arbeitgeber dem Mitarbeiter den Urlaub gewähren musste. Der Arbeitgeber habe die dringenden betrieblichen Belange für die Urlaubssperre nicht genau genug beschrieben.
Nicht ausreichend sei ein pauschaler Hinweis darauf, dass man vor den Betriebsferien auf keinen Mitarbeiter verzichten könne. Der Arbeitgeber hätte eine Kalkulation seines Personalbedarfs vorlegen und erläutern müssen, warum genau dieser Arbeitnehmer denn nun unentbehrlich sei. Auch sei der Arbeitgeber für das Problem durch seine dünne Personaldecke selbst verantwortlich (Arbeitsgericht Bielefeld, Urteil vom 21.6.2006, Az. 6 Ga 16/06).

Praxistipp

Haben Sie Zweifel daran, dass die Urlaubssperre ihres Arbeitgebers rechtmäßig ist? Dann sollten Sie sich von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht beraten lassen. Achtung: Eigenmächtiges Fernbleiben von der Arbeit führt in der Regel zur Abmahnung und womöglich auch zu einer fristlosen Kündigung.

(Bu)